Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Moderators: Mjetterd, Giolli, ynskek, Dani, Sica, Polly, Ladybird, Hanmar

Antwoord op onderwerpPlaats een reactie
 
 
daffodil

Berichten: 9870
Geregistreerd: 12-11-03

Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Link naar dit bericht Geplaatst door de TopicStarter: 12-08-20 13:42

Omdat Bokt overal antwoord op heeft....ik zoek tips! Wat wil ik, ik wil heel graag onze facturen stroom zowel inkomend als uitgaand digitaal verwerken. Makkie, hoor ik je denken en dat zou het ook kunnen zijn maar vooralsnog boek ik elke factuur nog steeds met de hand omdat ik aanloop tegen onmogelijkheden.

Elk pakket vindt van zichzelf dat het ideaal is maar als ik met aanvullende vragen/eisen kom, haken ze af. Dus ik dacht ik stel hier de vraag.

Ik werk met Exact online waarin ik een boekhouding voer. Binnen deze boekhouding verwerk ik zo'n 20 mini boekhoudingen maar die vallen allemaal onder onze boekhouding. Dit houd ik bij door te werken met kostenplaatsen waarmee ik elke factuur aan 1 kostenplaats kan hangen en op die manier per kostenplaats (persoon in mijn geval) precies kan zien wat er gebeurt.

Verkoopfacturen worden via een extern programma gemaakt, Digitale Factuur in dit geval. Deze vraag heb ik dus in eerste instantie daar neergelegd, want een koppeling daarmee was het meest logisch. Bestaat niet. Wordt al 3 jaar aan gewerkt, ik zie dat voorlopig dus niet gebeuren. Voor ons is afstappen van digitale factuur geen optie.

Deze facturen, die dus online beschikbaar zijn, wil ik binnenhalen in Exact met een aantal eisen:
1. ik moet er een boekingsnummer aan kunnen hangen (het factuurnummer wat Digitale factuur eraan geeft, zo boek ik ze nu ook met de hand in, houd dezelfde volgorde aan)
2. Ik moet per factuur een kostenplaats eraan kunnen hangen. Ik heb dit geprobeerd om te draaien door aan Exact te vragen of ik per klant dat vast kan zetten, maar dat kan dus niet.
3. Ik wil ze handmatig kunnen bewerken / controleren voordat ze verwerkt worden

Inkoopfacturen komen via de mail binnen, worden nu geprint en handmatig op gezet voor wie ze zijn en datum van betaling. Ook dat deel wil ik op termijn meer automatiseren zodat mijn collega iets minder werk heeft eraan. En ook inkoopfacturen dienen dus op een kostenplaats te komen.

Ik zie afgrijselijk veel opties, Scan en Herken van Exact. Basecone heb ik ook wat ervaring mee maar is nog niet echt heel fijn. Maar ik ben eigenlijk op zoek naar ervaringen van gebruikers. Dus....wie heeft er een goeie tip voor mij?


Lisa_WB

Berichten: 816
Geregistreerd: 07-06-13
Woonplaats: Oss

Re: Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 13:58

Wij gebruiken Snelstart. Heb er verder niet super veel verstand van, maar ik laad facturen (grotendeels automatisch) via de mail in, hang er een boek nummer aan, zet ze op een kostenpost, en kan ze bewerken waar nodig. Misschien kun je hier wat mee?

Spenk
Berichten: 15941
Geregistreerd: 30-08-05

Re: Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 14:05

Scan en herken van Exact werkt heel fijn! Ik werk er altijd mee (accountantskantoor)

daffodil

Berichten: 9870
Geregistreerd: 12-11-03

Link naar dit bericht Geplaatst door de TopicStarter: 12-08-20 14:07

Ik kan niet overstappen qua programma's, zowel Exact niet als Digitale factuur niet. Dat heeft te maken met hoe onze organisatie is ingericht. Dat kan in bijna alle andere boekhoudprogramma's niet. Dus ik zit echt vast aan Exact en Digitale factuur.

Wat ik zoek is dus een aanvullend programma waarmee ik inkoop en verkoop facturen kan binnenhalen en grotendeels automatisch kan verwerken.

daffodil

Berichten: 9870
Geregistreerd: 12-11-03

Link naar dit bericht Geplaatst door de TopicStarter: 12-08-20 14:07

Yvank_ schreef:
Scan en herken van Exact werkt heel fijn! Ik werk er altijd mee (accountantskantoor)


Ah kijk en kan ik daarmee ook het boekingsnummer beinvloeden?

Spenk
Berichten: 15941
Geregistreerd: 30-08-05

Re: Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 14:09

Je kunt er een referentienummer aanhangen ja en een factuurnummer :) daar kan je vervolgens in de boekhouding ook op zoeken bijvoorbeeld.

Celiien

Berichten: 12904
Geregistreerd: 10-09-06
Woonplaats: rijswijk

Re: Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 14:31

Basecone :j werk ik toch nog altijd het liefste mee. Sommige programma's hebben tegenwoordig (zoals twinfield) de mogelijkheid om direct bij t openen van de boeking in het pakket, de factuur ernaast te hebben ipv 10x te klikken. volgens mij is die er ook voor exact/gaat er komen

A girl from Nashville sings... And the whole world listens <3

larissa96
Berichten: 551
Geregistreerd: 15-11-10
Woonplaats: Zaanstad

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 14:45

daffodil schreef:
Omdat Bokt overal antwoord op heeft....ik zoek tips! Wat wil ik, ik wil heel graag onze facturen stroom zowel inkomend als uitgaand digitaal verwerken. Makkie, hoor ik je denken en dat zou het ook kunnen zijn maar vooralsnog boek ik elke factuur nog steeds met de hand omdat ik aanloop tegen onmogelijkheden.

Elk pakket vindt van zichzelf dat het ideaal is maar als ik met aanvullende vragen/eisen kom, haken ze af. Dus ik dacht ik stel hier de vraag.

Ik werk met Exact online waarin ik een boekhouding voer. Binnen deze boekhouding verwerk ik zo'n 20 mini boekhoudingen maar die vallen allemaal onder onze boekhouding. Dit houd ik bij door te werken met kostenplaatsen waarmee ik elke factuur aan 1 kostenplaats kan hangen en op die manier per kostenplaats (persoon in mijn geval) precies kan zien wat er gebeurt.

Verkoopfacturen worden via een extern programma gemaakt, Digitale Factuur in dit geval. Deze vraag heb ik dus in eerste instantie daar neergelegd, want een koppeling daarmee was het meest logisch. Bestaat niet. Wordt al 3 jaar aan gewerkt, ik zie dat voorlopig dus niet gebeuren. Voor ons is afstappen van digitale factuur geen optie.

Deze facturen, die dus online beschikbaar zijn, wil ik binnenhalen in Exact met een aantal eisen:
1. ik moet er een boekingsnummer aan kunnen hangen (het factuurnummer wat Digitale factuur eraan geeft, zo boek ik ze nu ook met de hand in, houd dezelfde volgorde aan)
2. Ik moet per factuur een kostenplaats eraan kunnen hangen. Ik heb dit geprobeerd om te draaien door aan Exact te vragen of ik per klant dat vast kan zetten, maar dat kan dus niet.
3. Ik wil ze handmatig kunnen bewerken / controleren voordat ze verwerkt worden

Inkoopfacturen komen via de mail binnen, worden nu geprint en handmatig op gezet voor wie ze zijn en datum van betaling. Ook dat deel wil ik op termijn meer automatiseren zodat mijn collega iets minder werk heeft eraan. En ook inkoopfacturen dienen dus op een kostenplaats te komen.

Ik zie afgrijselijk veel opties, Scan en Herken van Exact. Basecone heb ik ook wat ervaring mee maar is nog niet echt heel fijn. Maar ik ben eigenlijk op zoek naar ervaringen van gebruikers. Dus....wie heeft er een goeie tip voor mij?


Dikgedrukte punten vielen mij op. Maak je wel al gebruik van de digitale brievenbus in Exact Online? Ik denk dat als ik dit zo lees dat je ook al een hoop werk kan besparen! :)

Op mijn vorige werk waren we vlak voor ik weg ging gestart met Go to UBL, dat vond ik in combi met de digitale brievenbus van Exact erg handig! Het enige nadeel was dat je bij elke factuur toen nog handmatig moest accorderen in de digitale brievenbus, waardoor het proces niet volledig geautomatiseerd kon worden. Ik weet niet of dat inmiddels wel al kan, maar als ik je verhaal lees wil je juist graag zelf alles nog inzien en maakt dat in dit geval dus niet uit.

Op mijn huidige werk maken we gebruik van Dizzy Data als scan & herken, maar daar zou ik niet aan beginnen. Dat vind ik echt een omslachtig programma en naar mijn idee is het voor als nog sneller om de gegevens in de digitale brievenbus dan even handmatig in te vullen.

Mocht je niet bekend zijn met de digitale brievenbus en wil je er meer over weten, stuur me dan even een PB!

fransje23

Berichten: 11760
Geregistreerd: 09-07-03
Woonplaats: Heiloo

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 15:04

daffodil schreef:
Yvank_ schreef:
Scan en herken van Exact werkt heel fijn! Ik werk er altijd mee (accountantskantoor)


Ah kijk en kan ik daarmee ook het boekingsnummer beinvloeden?


Zolang je de boeking niet hebt opgeslagen wel :)

Eigenlijk kun je bij de scanservice nog alles aanpassen.
Gebruik het ook zeer regelmatig.
Je kunt vanuit de mail alles doorsturen naar he digitale brievenbus.

Don't marry into an absolute idea. Then if it doesn't work out you can change it. If you are locked into something it limits your learning ability and we can stop thinking. Mark Rashid

Spenk
Berichten: 15941
Geregistreerd: 30-08-05

Re: Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 15:05

Ja de digitale brievenbus is ideaal :)

janna

Berichten: 4268
Geregistreerd: 08-02-01

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 15:08

Ik vind die scanservice van Exact vreselijk. het duurt letterlijk uuuuren voor de factuur is herkend. Ik heb begrepen dat er ergens in Azie mensen zitten die de data overtypen in plaats van dat het echt geautomatiseerd is. Of het zo is weet ik niet maar het lijkt wel zo. Je hebt ook programma's als Trifact. In de Q&A van exact wordt dit programma zelfs door mensen aangeraden als alternatief voor de scanservice. Ook nog stukken goedkoper.

-

Spenk
Berichten: 15941
Geregistreerd: 30-08-05

Re: Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 15:09

Oh daar heb ik nooit last van :) gaat altijd erg vlot.

fransje23

Berichten: 11760
Geregistreerd: 09-07-03
Woonplaats: Heiloo

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 15:12

Klopt dat het een aantal uur duurt voor alles is doorgezet. Vind ik geen probleem omdat het in te plannen is.

Don't marry into an absolute idea. Then if it doesn't work out you can change it. If you are locked into something it limits your learning ability and we can stop thinking. Mark Rashid

janna

Berichten: 4268
Geregistreerd: 08-02-01

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 15:13

Oh echt? Ik heb dit bij twee verschillende klanten gehad. Verschillende inloggegevens en vanaf verschillende locaties. Je scant een factuur in en hij staat daar rustig 4 uur voordat hij klaar staat om verder te boeken. Nou dat is echt irritant als je een dagje inkoopfacturen wil wegwerken.

-

_lauraaa_

Berichten: 3692
Geregistreerd: 29-06-08

Re: Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Link naar dit bericht Geplaatst: 12-08-20 15:23

Ik heb gewerkt met de combinatie Exact Online en Blue10. Dit werkt erg goed. Hierin heb je ook een online workflow en hoef je de facturen niet meer te printen. Kostenplaatsen kun je ook aangeven.

Daarnaast werk ik met Basecone gekoppeld aan Twinfield. Dat werkt ook erg goed. Ook hier kun je gebruik maken van kostenplaatsen. Ik weet alleen niet hoe de combinatie met Exact online is.

Lady First de La Podkova (V. Blue Hors First Choice)

I don't wanna steal your freedom
I don't wanna change your mind

___1
Berichten: 6366
Geregistreerd: 26-03-06

Link naar dit bericht Geplaatst: 21-08-20 17:20

Ik werk ook met Basecone gekoppeld aan Twinfield. Rot dat je niet van programma’s kunt wisselen.
WeFact koppelt namelijk ook met Twinfield waardoor je zelf niet meer hoeft te boeken als je bijv. vanuit daar factureert.

NikkiB1991

Berichten: 170
Geregistreerd: 21-03-13
Woonplaats: Amsterdam

Re: Tips gezocht facturen scannen en boeken via welk programma?

Link naar dit bericht Geplaatst: 21-08-20 17:28

Bij mij op kantoor ook Blue10 in combinatie met Exact. Werkt op zich prima. Alleen het vrijgeven voor betaling van de factuur in Exact, na goedkeuring door een directielid in B10, werkt voor ons niet. Ik weet niet of dit voor jou van belang is.


Antwoord op onderwerpPlaats een reactie

Wie is er online

Gebruikers op dit forum: Geerten en 8 bezoekers