Bokt.nl

**Geplaatst door de TopicStarter** : 02-11-17 20:36

Mail organiseren/ordenen

Geplaatst door de TopicStarter : 02-11-17 20:36

Op het werk krijgen we veel verschillende mail binnen. Mail van klanten, maar ook interne communicatie. Nu wil ik dat eens fatsoenlijk ordenen. Ik kan nooit wat vinden in die mail box.

We werken met outlook. Mapjes maken lukt prima, maar ja, om nou te verzanden in heel veel mapjes.

Hoe hebben jullie dat gedaan?

**Geplaatst**: 02-11-17 20:40

Re: mail organiseren

Geplaatst: 02-11-17 20:40

Max vier Mappen, en de zoekfunctie gebruiken.
Alle acties die na een dag nog een vlaggetje hebben, agenderen.

**Geplaatst**: 02-11-17 20:48

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 02-11-17 20:48

Ik heb inderdaad 88 mapjes en submapjes

Maar wel heel overzichtelijk en kan altijd een mailtje zo terugvinden!

**Geplaatst**: 02-11-17 20:51

Geplaatst: 02-11-17 20:51

Niet met losse mappen maar in 1 map en dan met zoekwoorden werken!

Is veel overzichtelijker. Zoeken op zender of onderwerp werkt eigenlijk altijd.

Oh en investeren in een time-management cursus kan ik aanraden. Kan makkelijk uit in bespaarde tijd

**Geplaatst**: 02-11-17 20:53

Geplaatst: 02-11-17 20:53

Ik heb voor al mijn projecten en/of klanten een map. En iedere mail blijft in mijn inbox staan totdat ik hem afgehandeld heb. Dan gaat hij in de betreffende map.

Ik heb 3 zakelijke accounts. Een heeft 16 mappen. De andere minder.

**Geplaatst**: 02-11-17 21:30

Geplaatst: 02-11-17 21:30

rien10 schreef:
Ik heb voor al mijn projecten en/of klanten een map. En iedere mail blijft in mijn inbox staan totdat ik hem afgehandeld heb. Dan gaat hij in de betreffende map.

Ik heb 3 zakelijke accounts. Een heeft 16 mappen. De andere minder.

Ik ook zo ongeveer. 3 mailboxen en veel mapjes. Maar wel zodanig dat ik mails zo terug kan vinden. En anders gebruik ik de zoekfunctie.
Mails waar ik nog wat mee moet doen blijven in de inbox staan en krijgen een kleurtje of vlaggetje als spoed heeft. Dan loop ik eerst alle vlaggetjes langs. Pas als alles afgehandeld is gaat de mail een mapje in.
In mijn eigen mailbox heb ik ongeveer 20 mappen met diverse submappen.

**Geplaatst**: 02-11-17 21:32

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 02-11-17 21:32

Met vlaggetjes werk ik eigenlijk niet. Zou ik ook moeten doen.
Geef je dan bijvoorbeeld alles wat binnen een week moet een rode vlag, binnen twee weken oranje, binnen een maand groen. Zoiets?

**Geplaatst**: 02-11-17 21:38

Geplaatst: 02-11-17 21:38

Nee, buiten het vlaggetje kan je de mails ook een kleurtje geven. Een categorie. Ik heb een oranje die ik Nog iets mee doen - heb genoemd. En een blauwe die ik Al actie op ondernomen - heb genoemd.
Soms heeft een mail meerdere kleuren.

Je moet een beetje kijken wat goed werkt voor jou. Ik probeer elke dag mijn vlaggetjes weg te werken. Of anders de dag erop. De kleurtjes kunnen langer blijven staan.

**Geplaatst**: 02-11-17 21:39

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 02-11-17 21:39

Wij werken met categorieën. Zo kun je wel alles in 1 map houden, maar kun je heel makkelijk onderscheid maken.

**Geplaatst**: 02-11-17 21:40

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 02-11-17 21:40

Ik zal eens gaan proberen. Misschien kom ik er wel achter dat het niks is voor mij en dat ik het laat zoals het is. Best mogelijk

**Geplaatst**: 02-11-17 21:43

Geplaatst: 02-11-17 21:43

Ik vond die categorieen ook fijn. Je kunt het geheel zien, of alleen een bepaalde categorie. En je kunt meerdere categorieen aan een mail hangen.

**Geplaatst**: 02-11-17 21:45

Geplaatst: 02-11-17 21:45

Outlook heeft een hele mooie functie: auto-archiveren. Je geeft aan wat waar heen moet, en Outlook schuift dat 1x per maand weg.
Tip: maak ook echt een Outlook-archief aan. Submapjes in je inbox blijven inboxruimte innemen, en op een gegeven moment krijg je de melding dat je inbox vol in (hangt van je IT-dienst af waar ze de limiet op zetten)

**Geplaatst**: 02-11-17 23:43

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 02-11-17 23:43

Ik ben toch echt van de mappen.

Mijn inbox is de nog te doen box,
als ik een mail heb afgehandeld dan doe ik daar een van de volgende 2 dingen mee;
* gooi hem weg als ik hem niet hoef te bewaren
* zet de mail in de juiste map, dit is per onderwerp.

Ik deel een mailbox samen met collega’s en we archiveren mailaccount dezelfde wijze. Inmiddels is de mailbox onbeperkt groot gemaakt door ICT en een enorm naslagwerk geworden. Ik kan alles per onderwerp terug vinden, maar als mijn collega op vakantie is kan ik alles van mijn collega terugvinden.
Voor ons werkt dit goed.

**Geplaatst**: 03-11-17 01:55

Geplaatst: 03-11-17 01:55

Ik ben juist van heel weinig mapjes. Heb een mailbox met tienduizenden mails (zo'n 5,5 GB inmiddels) en ik heb naast de standaardmappen die Outlook kent welgeteld drie extra mappen:

- Rapportages: waar alle rapportages die ik ontvang automatisch naartoe verplaatst worden
- Kwaliteit / Informatiebeveiliging: voor de diverse audits waar ik bij betrokken ben, hier staan ook de daadwerkelijke auditformulieren in
- Reminders: om mails die ik uitstuur en waar ik reactie op verwacht in de gaten te houden

Alles waar ik zelf nog wat mee moet, staat in m'n inbox. Vroeger had ik daar ook reminders in staan, maar daardoor moest ik continu kijken waar ik nu wel en niet iets mee moest, dus dat heb ik een half jaar gelden aangepast. Alles wat ik afhandel, gaat naar deleted items (die staat zo ingesteld dat die niet automatisch leegt bij het sluiten van Outlook) en alles wat in reminders staat en waar ik reactie op gekregen heb ook. Heb nu zeven mails in m'n inbox en vijf mails in m'n reminders. Meestal zwerft m'n inbox tussen de 0 en 15, hoger is extreem, en reminders komt eigenlijk zelden boven de tien uit.

Ik werkte vroeger ook met submapjes om mails snel te kunnen vinden, maar liep altijd tegen het probleem aan dat ik ofwel vergat een mailtje te verplaatsen en die niet meer kon vinden, of dat ik in die submapjes ook oude gegevens had staan die daar eigenlijk alweer uit moesten. Sinds een paar jaar gebruik ik zo goed als geen submappen en dat werkt voor mij veel prettiger. Met logische zoekopdrachten vind ik eigenlijk alle mails binnen een minuut of twee terug omdat alles bij elkaar staat, en ik heb door die reminder-map veel meer overzicht.

Wat gedeelde mailboxen betreft werken we ook met zo min mogelijk submappen. We hebben een systeem waar we in werken en waar we vanuit diverse mailboxen mails in kunnen importeren, dus eigenlijk ziet het er als volgt uit voor de shared boxen:

- Postvak IN
- Mapje waar we mail in moeten zetten zodat die geïmporteerd wordt
- Mapje waar de geïmporteerde mails uiteindelijk in komen te staan (dit gebeurt automatisch nadat de mail geïmporteerd is)
- Mapje 'afgehandeld' voor mails die niet geïmporteerd hoeven te worden

En daarnaast nog een enkele map voor terugkerende zaken die we bij elkaar willen houden (wekelijkse rapportages o.a.) of waar we nog wat mee moeten. (denk aan dingen die we in de maandelijkse facturatieronde mee moeten nemen, die sparen we daarin op tot het weer tijd is om te factureren)

Vroeger hadden we daar ook veel meer submappen, maar dit werkt voor ons veel prettiger.

**Geplaatst**: 03-11-17 08:58

Geplaatst: 03-11-17 08:58

Ik heb een aantal mappen:
- medewerkers
- patienten
- nieuwsbrieven
- sollicitaties
- actielijst
- archief/overige

De zoekfunctie gebruiken kost minder tijd dan netjes alles in mappen indelen. Alleen voor bovengenoemde mappen maak ik een uitzondering. Daarnaast heb ik regels ingesteld. Nieuwsbrieven komen niet in mijn inbox. Sollicitaties (alle mails met sollicitatie/solliciteren etc in de onderwerpregel ook niet. Ideaal!
Mails waar ik nog iets mee moet of op antwoord wacht zet ik in de actielijst. Verder archiveer ik het direct.

**Geplaatst**: 03-11-17 09:02

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 03-11-17 09:02

Ik heb best veel mapjes omdat het zo lekker is om een lege inbox te hebben. Als ik een mail moet zoeken en ik weet waarnaar ik zoek dan gebruik in de zoekfunctie.

**Geplaatst**: 03-11-17 09:30

Geplaatst: 03-11-17 09:30

Maar waarom zoveel mapjes als je toch de zoekfunctie gebruikt

?

**Geplaatst**: 03-11-17 09:55

Geplaatst: 03-11-17 09:55

Hier ook veel mappen.
Patienteninfo wordt hier nooit met naam gemaild maar bijv een kamernr of een voorletter. Terugzoeken is dan bijna niet te doen. Dus per afdeling een mapje is veel praktischer.

**Geplaatst**: 03-11-17 10:03

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 03-11-17 10:03

Ik werk met de categorieen, de kleurtjes dus. Oranje is behandelen, rood is spoed. Groen is uitgezet, wacht op reactie, geel weinig prioriteit, paars vergaderstukken etc.
Zo heb je in 1 oogopslag een beeld van hoe en wat. En verder werk ik in een mappenstructuur, maar daar plaats ik alleen de mails in die afgehandeld zijn

**Geplaatst**: 03-11-17 11:43

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 03-11-17 11:43

Goed tips allemaal zeg! Volgende week heb ik lekker de tijd om eens te gaan stoeien met de diverse tips.

**Geplaatst**: 03-11-17 11:58

Geplaatst: 03-11-17 11:58

Plien91 schreef:
Maar waarom zoveel mapjes als je toch de zoekfunctie gebruikt ?

Nou soms zoek ik naar een bepaald mailtje, maar weet ik niet meer van wie. Dan is het erg handig dat je weet in welke categorie je kunt zoeken ipv je hele mailbox te moeten doorzoeken.

Daarnaast werk ik zo dat er alleen mails in mijn inbox staan waar ik nog iets mee moet. De mapjes zijn voor mails die ik ooit nog terug wil kunnen vinden. De rest wordt verwijderd.

**Geplaatst**: 03-11-17 15:42

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 03-11-17 15:42

Grappig dat veel mensen hun mailbos als takenlijst gebruiken. Dat is het eerste dat me op de time management cursus is afgeleerd. En wat werkt echt een stuk fijner!

Outlook heeft een aparte takenfunctie die heel fijn werkt

**Geplaatst**: 03-11-17 16:26

Geplaatst: 03-11-17 16:26

Ik ben fan van mapjes

De zoekfunctie ben ik geen fan van. De takenfunctie/vlaggetjes zijn ook helemaal niet mijn ding. Ik werk met een fysieke to do lijst die ik per week maak en handmatig alles op schrijf.

Maar volgens mij hangt je gebruik van je mailbox ook heel erg samen met het soort werk dat je doet. Ik vind het heel fascinerend om te lezen hoe anderen het doen!

Ik doe sales en organiseer events, en ik heb eerst mappen per jaar (2016, 2017, 2018). Binnen de jaarmappen heb ik mappen per maand. Binnen de maandmappen heeft iedere klant/event zijn eigen mapje waarin ik alles verzamel. Ik houd heel veel mails bij met dingen die vooraf afgesproken zijn, omdat er wel eens een klant is die achteraf komt discussiëren over een prijs/afspraak die vooraf vast lag. Dan is het belangrijk dat ik die mail in kwestie gemakkelijk kan terugvinden. Voor mij werkt het prima zo.

Daarnaast heb ik nog algemenere mapjes (administratie, offertes, HR enz). Alles wat behandeld is, verplaats ik van mijn inbox naar het juiste mapje, of verwijder ik.

Mijn inbox maak ik 1 keer per week op vrijdag helemaal leeg, als controlemoment om zeker te zijn dat ik alles in orde heb gebracht

**Geplaatst**: 03-11-17 16:50

Re: Mail organiseren/ordenen

Geplaatst: 03-11-17 16:50

Ik werk met heel.veel. mapjes! Zo heeft bijvoorbeeld leverancier Bijzonderbuiten een map, met een supmap Austrialpin, heeft CT een map en Het Touwhuis... zo kan ik al de mails snel en eenvoudig terug vinden. Ik ben de enige die met dat emailadres werkt.

Nomineer dit bericht ×