Bokt.nl

**Geplaatst**: 08-02-12 11:20

Geplaatst: 08-02-12 11:20

Hier ook een secretariaat, net zoals Texelse.

Maarsbergen kiest er bewust voor om de inschrijftijd te openen op 1 februari en te sluiten op 15 maart. Hiermee heb je dus 6 weken de tijd om je in te schrijven. Na 15 maart ben je, als je afzegt, bij ons inschrijfgeld verschuldigd. Er wordt inderdaad heel erg makkelijk afgemeld, no shows of mensen die toch hun winstpunten halen willen opeens starten in een andere klasse. Maar hoe krijgt het secretariaat het verkocht om mensen op de wachtlijst te laten wachten voor iemand die niet over zijn/haar planning heeft nagedacht?

Natuurlijk heb je uitzonderingen zoals ziekte, paard ziek, persoonlijke omstandigheden.

De 4 weken tussen de sluiting en de wedstrijddagen heb je zeker nodig. Een Eventing startlijst is gecompliceerd. Vooral als er ruiters starten met meerdere paarden of in meerdere klasses. Niet alleen de deelnemers krijgen de startlijsten, maar de gehele organisatie hangt hier vanaf. Denk aan juryleden, hindernisjury's, vrijwilligers, dierenarts, schrijvers, springjury, etc.

Volgend jaar is ons streven om de inschrijving 3 weken van te voren laten sluiten en een inschrijftijd van 4 weken aan te houden.

Persoonlijk vind ik dat ruiters elkaar inderaad gek maken. Ik had de eerste inschrijving vorig jaar december al in mijn mail, toen de voorlopige kalender op de KNHS site bekend was gemaakt.

**Geplaatst**: 08-02-12 11:26

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 11:26

Mooi omschreven Jobke! Kan me hier helemaal in vinden. En idd, ook een goed idee, een termijn van 6 weken waarin je kan inschrijven. Dat ga ik voorstellen voor volgend jaar!!
Hoe ga jij om met de vragen om bevestiging van ontvangst van het inschrijfformulier? Zelf vind ik het erg omslachtig, veel werk, en van een ontvangen startcoupon werd ook geen ontvangstbewijs gestuurd. Het lijkt mij het handigst dat degenen die graag een onvangstbevestiging willen, maar via de mail een leesbevestiging moeten vragen.

**Geplaatst**: 08-02-12 11:28

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 11:28

Wordt dat straks als het digitaal inschrijven geopend wordt niet allemaal anders?

Ik kwam van de week per ongeluk al een (nieuwe?) MijnKNHS tegen... Het lijkt me dat heet straks een kwestie wordt van een knopje aandrukken op de MijnKNHS kalender en dat je dan alle gegegvens in 1x binnen hebt.

**Geplaatst**: 08-02-12 11:41

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 11:41

Karin doet momenteel de inschrijving via de mail en ik weet dat zij alleen maar een ontvangstbevestiging stuurt als daar specifiek om gevraagd word. Wat wij meestal doen is een excel bestand met voorlopige inschrijving op startlijsten / site zetten waardoor mensen kunnen zien of zij op de lijst staan. Deze lijst is er over een week.

Wij hebben bewust voor de 6 weken gekozen omdat je anders als secretariaat al opgebrand bent als je aan de wedstrijd moet beginnen. Ik weet niet hoe jij het voelt Texelse, maar bij ons ligt het hoogtepunt van de organisatie als secretariaat de week voor de wedstrijd. Als de wedstrijd loopt is er vooral "opluchting" dat alles weer gelukt is :-)

.

**Geplaatst**: 08-02-12 11:44

Geplaatst: 08-02-12 11:44

manic schreef:
Wordt dat straks als het digitaal inschrijven geopend wordt niet allemaal anders?

Ik kwam van de week per ongeluk al een (nieuwe?) MijnKNHS tegen... Het lijkt me dat heet straks een kwestie wordt van een knopje aandrukken op de MijnKNHS kalender en dat je dan alle gegegvens in 1x binnen hebt.

Dat zou super zijn Manic. Maar het punt is dat er bijvoorbeeld Concours 3.5 geen eventing in het systeem heeft zitten. Dus de inschrijvingen moeten uit het systeem in de huidige startlijst worden gezet. Ik hoop dat er snel een eventing aplicatie komt. Dat zou een stuk makkelijker zijn.

Maar je zit nog steeds met het vroeg aanmelden, afmelden, wijzigingen etc omdat de inschrijftermijn te lang is.

**Geplaatst**: 08-02-12 12:10

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 12:10

Op korte termijn is idd digitaal inschrijven via mijnknhs mogelijk. En aan de specifieke eventingopties wordt ook hard gewerkt. Voorlopig kunnen we nog regelmatig aanpassingen/verbeteringen, ook v.w.b. eventing in mijn knhs, verwachten.

Klopt Jobke, de week voor de sgw is het een (heerlijke) heksenketel!! En als de eerste van start gaat kun je weer ruim ademhalen, dan draait het. Maar onnodige wijzigingen door ondoordachte vroegtijdige opgaven, daar zit ik dan echt niet op te wachten!

**Geplaatst**: 08-02-12 12:12

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 12:12

Als je via de wedstrijdkalender rechtsboven op mijnknhs inlogt ziet het er al een stuk vernieuwder uit trouwens.

Respect trouwens voor jullie beiden

**Geplaatst**: 08-02-12 15:43

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 15:43

Over de inschrijftermijn: de helft daarvan heb je als wedstrijdorganisatie al want iedere wedstrijd heeft een sluitingsdatum inschrijving. Alles wat je daar aan toe hoeft te voegen, is een startdatum en voila +:)+

!

Ik vind het heel plezierig wanneer een wedstrijd een deelnemerslijst publiceert, die zou je niet voor iedere wissewas moeten aanpassen maar - ik noem maar - wekelijks bijwerken (wekelijks bijgewerkte versie publiceren).

Misschien is het een idee om een ruiter alleen in te laten schrijven wanneer die over startkaart en startkwalificatie beschikt. Dan haal je volgens mij een hoop mensen eruit die inschrijven "voor het geval dat het straks vol zit".

Overigens inderdaad een welgemeend compliment voor de wedstrijdsecretarissen en hun hulpen want het is hard werken.

**Geplaatst**: 08-02-12 15:50

Geplaatst: 08-02-12 15:50

Ik vind het ook altijd heerlijk als ons team goed loopt en we het weer met z'n allen voor elkaar hebben gebokst.

Beide werkt al zo Paul. Alleen bij hoge uitzonderingen (bijvoorbeeld ruiters die bekend zijn bij ons en moeten wachten op hun combinatienummer) wordt er een uitzondering gemaakt.

Het komt bijna niet voor dat mensen zonder combinatienummer inschrijven en zonder geldige reden nemen wij (in dit geval Karin) ze niet aan.

Deelnemerslijst is gewoon voor beide kanten het makkelijkst, je hebt als secretariaat niet de vraag of iemand wel ingeschreven is en als ruiter kan je checken of het allemaal goed is gegaan. Daarom publiceren wij ook een eventuele wachtlijst. Een ruiter kan dat dan zelf in de gaten houden.

In principe neemt Maarsbergen ook geen wijzigingen meer aan over de telefoon. Alles mag / moet via de mail. Hierdoor krijg je nooit discussies.

**Geplaatst**: 08-02-12 16:01

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 16:01

en waar is anders de pc/mail voor uitgevonden?? Idd, wijzigingen alleen per mail, voorkomt misverstanden.
Deelnemerslijst is ideaal, voor alle partijen. Betalingen kunnen er op bijgehouden worden dan is het allemaal duidelijk. Nog mooier is een "ideal-functie" bij het digitaal inschrijven........ :-)

**Geplaatst**: 08-02-12 16:07

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 16:07

Dat is trouwen ook inderdaad iets wat beter kan. Bij de een moet je ver van te voren al overmaken, wat je dan 3 maanden later wel weer vergeten bent en bij de ander op de dag zelf. Ik ben super chaotisch, dus ik vind het heel lastig om het overzicht te houden.

**Geplaatst**: 08-02-12 16:15

Geplaatst: 08-02-12 16:15

Paul_H schreef:
Misschien is het een idee om een ruiter alleen in te laten schrijven wanneer die over startkaart en startkwalificatie beschikt. Dan haal je volgens mij een hoop mensen eruit die inschrijven "voor het geval dat het straks vol zit".

Maar hoe controleert een secretariaat dat? (ben het er overigens wel mee eens hoor, zou een goeie zijn) Of hoe controleert een secretariaat dat een wissel van paard bv een wissel is ivm met een blessure en niet een wissel omdat er een fictief paard was opgegeven?
Of kan een secretariaat aan de hand van het combinatienummer de standen zien?

*edit typo

Laatst bijgewerkt door Loetie84 op 08-02-12 16:18, in het totaal 2 keer bewerkt

**Geplaatst**: 08-02-12 16:17

Geplaatst: 08-02-12 16:17

van te voren betalen voorkomt misverstanden, kasverschillen en extra drukte bij de aanmelding.
En als je bij het inschrijven de betaling meteen in telebankieren klaar zet, dan kun je het niet meer vergeten, en hoef je ook niet extreem vroeg te betalen.

**Geplaatst**: 08-02-12 18:25

Geplaatst: 08-02-12 18:25

Loetie84 schreef:
Paul_H schreef:
Misschien is het een idee om een ruiter alleen in te laten schrijven wanneer die over startkaart en startkwalificatie beschikt. Dan haal je volgens mij een hoop mensen eruit die inschrijven "voor het geval dat het straks vol zit".

Maar hoe controleert een secretariaat dat? (ben het er overigens wel mee eens hoor, zou een goeie zijn) Of hoe controleert een secretariaat dat een wissel van paard bv een wissel is ivm met een blessure en niet een wissel omdat er een fictief paard was opgegeven?
Of kan een secretariaat aan de hand van het combinatienummer de standen zien?

*edit typo

Ik neem aan dat wedstrijdsecretariaten bevoegd zijn om te controleren aan de hand van de combinatienummers of de personen en paarden voldoen aan de kwalificatie-eisen.

**Geplaatst**: 08-02-12 18:28

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 18:28

dan leg je weer extra werk bij de secretariaten neer. En bovendien, als een combinatie een aantal sgw's op het programma heeft staan, dan kan er natuurlijk op voorhand al een klasse hoger ingeschreven worden, terwijl men op het moment van inschrijven nog niet startgerechtigd is in die klasse.

**Geplaatst**: 08-02-12 18:48

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 18:48

eens texel, daarnaast kan een combinatie besluiten alvast een haalbare planning maken, zich inschrijven en vervolgens door onmacht niet die planning halen...
(b.v. kreupel paard oid) maar dan wel proberen de training in zoverre op te pakken om toch nog aan die eissen te voldoen...

**Geplaatst**: 08-02-12 19:35

Geplaatst: 08-02-12 19:35

Eens Texelse, ik heb ook niet de behoefte om de werkdruk bij jullie te vergroten.

Om de zaak even tot de kern terug te brengen: de ruiter is ervoor verantwoordelijk dat zij/hij zich correct inschrijft. Mensen zonder paard of zonder kwalificatie: jammer, niet inschrijven en mikken op een volgende wedstrijd; niets aan de hand. Zeker als de zaak ècht digitaal gaat zullen naar mijn schatting dit soort inschrijvingen niet meer mogelijk zijn. Bij twijfel kan een secretariaat (niet moet maar kan) kijken of de zaak in orde is; de makkelijkste manier is de ruiter vragen hoe de vork aan de steel zit. En als puntje bij paaltje komt is de ruiter de klos: foute inschrijving is niet starten en geld kwijt.

**Geplaatst**: 08-02-12 19:37

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 19:37

maar dat is nu in principe toch ook zo?

ik denk dat dat gewoon niet mogelijk is

maar dat is mijn mening

**Geplaatst**: 08-02-12 19:46

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 19:46

Ik vind het vooraf betalen ook beter hoor Texelse! De aanmelding op de cross zelf gaat veel sneller en voor de organisatie een hoop gedoe minder!

**Geplaatst**: 08-02-12 20:56

Re: Inschrijftermijn SGW's

Geplaatst: 08-02-12 20:56

Dit soort dingen en overwegingen kun je volgens mij softwarematig prima regelen.

**Geplaatst**: 09-02-12 21:23

Geplaatst: 09-02-12 21:23

texelse schreef:
Deelnemerslijst is ideaal, voor alle partijen. Betalingen kunnen er op bijgehouden worden dan is het allemaal duidelijk. Nog mooier is een "ideal-functie" bij het digitaal inschrijven........

Die Ideal functie vind ik ook wel een idee idd en ook zoals genoemd een deelnemrslijst met alle updates voor iedereen in te lezen voorkomt een hoop extra gemail denk ik.
De inschrijftermijnen mogen van mij ook wel korter dan de nu 4 a 5 maanden.