Bokt.nl

**Geplaatst door de TopicStarter** : 10-03-09 10:47

Rampenplan met administratie en papieren opruimen

Geplaatst door de TopicStarter : 10-03-09 10:47

Hier een wandelend rampenplan wat papieren betreft.
Papier (van de bank, de post, van de opleiding, van mijn werk) ligt altijd overal en ik ben het ook altijd kwijt op het moment dat ik het nodig heb.
Heb al zoveel geprobeerd!! Maar niks werkt dus.
Ben vandaag weer alles bij elkaar aan het sprokkelen en zit het nu in a4 mapjes te doen per categorie zeg maar.

Wie heeft de ultieme tip?

**Geplaatst**: 10-03-09 10:52

Re: Rampenplan met administratie en papieren opruimen

Geplaatst: 10-03-09 10:52

De ultieme tip heb ik niet :-)

Het beste kun je voor jezelf een systeem bedenken dat werkt. Dat kan vanalles zijn :-)

. Bijvoorbeeld:
- op een vast moment in de week administratie doen
- binnengekomen post gelijk open maken en sorteren
- desnoods zet je 3 postbakjes neer verdeeld in 'nog betalen', 'archiveren', 'na verloop van tijd weggooien'

**Geplaatst**: 10-03-09 10:58

Geplaatst: 10-03-09 10:58

Inderdaad, bijhouden is the magic word

Hier ging het ook altijd ontzettend chaotisch, maar sinds ik een keer per week alles bijwerk, raak ik ook eigenlijk nooit meer iets kwijt

En inderdaad verschillende zaken gescheiden houden en niet alles op één stapel gooien!

**Geplaatst**: 10-03-09 11:02

Geplaatst: 10-03-09 11:02

Voorheen was het voor mij ook een chaos, maar voor mij werkt een map met met verschillende tabjes er goed, alles wat nieuw is doe ik voorin, is het afgehandeld (eens in de zoveel tijd, per 1 of 2 maanden hangt van het aantal handmatige rekeningen af, het meeste gaat automatisch bij mij) dan stop ik het onder het tabje, ik het tabjes voor bankafschriften, salarisstrookjes, belastingen, paarderekeningen etc.

Elk jaar een nieuwe map en als de belastingaangifte gedaan moet worden heb ik alles bij de hand.

**Geplaatst**: 10-03-09 11:03

Geplaatst: 10-03-09 11:03

ik heb een mapje gekocht die standaard in de kamer ligt. Hier doe ik alle inkomende post in, eens in de week haal ik dat er uit kijk wat er betaald moet worden en doe het onder het juiste tabblad in een multomap voor 2009 opgeschreven staat

**Geplaatst**: 10-03-09 11:14

Geplaatst: 10-03-09 11:14

Het is inderdaad de kunst om alles wat binnen komt (en niet direct de papierbak in mag) bij elkaar te houden om dit op een vast tijdstip te ordenen, te behandelen en te archiveren.

Dat is puur een kwestie van juiste inrichting (vaste plek als verzamelpunt en voldoende mappen voor archivering) en verantwoordelijkheid nemen..

**Geplaatst**: 10-03-09 12:59

Geplaatst: 10-03-09 12:59

Ik zweer bij ordners! Gewoon een aantal mappen maken gesorteerd per 'soort'. En verder met tabbladen werken. Bijv. facturen in de ene. In de andere al het verzekeringspul, belastingen. Loonstrookjes, jaaropgaves, etc. steek ik ook bijeen. Beetje gesorteerd per soort dus.

En idd gelijk verwerken. Stapel ze op en ga er 1x per week bijv. voor zitten om ze allemaal te betalen, vink dan ook af wat je wanneer betaald hebt bijvoorbeeld. Te verwerken, dus op de juiste plek op te ruimen, en indien nodig gelijk actie op ondernemen. (papieren terugsturen oid).

**Geplaatst**: 10-03-09 13:01

Geplaatst: 10-03-09 13:01

Maya schreef:
Beetje gesorteerd per soort dus.

En per datum, laatste bovenop

**Geplaatst**: 10-03-09 13:02

Re: Rampenplan met administratie en papieren opruimen

Geplaatst: 10-03-09 13:02

Dat sowieso, maar dat vond ik eigenlijk al voor zich spreken

En afhankelijk van waar het over gaat werk ik ook per jaar. Zaken zoals verzekeringen houd ik liever bijeen in 1 map ook over meerdere jaren, dan een jaarlijkse map aanmaken.

**Geplaatst**: 10-03-09 13:27

Re: Rampenplan met administratie en papieren opruimen

Geplaatst: 10-03-09 13:27

Direct opruimen is een goed begin. Afschriften direct in de map.
Ik heb een doosje met 'te betalen', papieren van zaken die betaald zijn en ik nog even wil bewaren doe ik in een ordner met tabjes. Die gooi ik elk jaar leeg en dan begin ik weer overnieuw.
Zaken zoals belasting, loonstrookjes, jaaropgaven en andere papieren die ik voor de belastingaangifte nodig ben (van het huis enzo) doe ik weer in een andere map.
Polissen van verzekeringen zitten ook weer in een aparte, tijdloze map.

**Geplaatst**: 10-03-09 15:26

Geplaatst: 10-03-09 15:26

Heel herknebaar, ik ben ook echt altijd alle administratie kwijt.. en soms heb je die hard nodig (zoals met belastingaangifte).
Wat ik doe is dat ik twee postbakjes heb gehaald en een map met tabbladen.
In de postvakjes komt de binnenkomende post, 'nog af te handelen'. En belangrijk.

Wat ik heb afgehandeld doe ik in de groene map.

Overigens moet je er wel voor zorgen dat dit wel goed gaat werken, bij ons is er in die kamer wat veranderd waardoor mijn postbakjes nu onder een hoop dingen liggen

**Geplaatst**: 10-03-09 15:37

Geplaatst: 10-03-09 15:37

Je koopt 6 brede ordners (voor 2009, 2008, 2007, 2006, 2005 en 2004) met beschrijfbare tabbladen, je koopt een postvakje, een niettang en een perforator. Alle post wat binnenkomt knal je in dat postvakje en 1x in de week (bijv. zaterdagochtend) maak je alles open en verwerk je de post. Je kunt bijv. tabjes maken voor: ziektekosten, auto, paard, belasting, aankopen, garanties etc.

Wat betaald moet worden betaal je gelijk (via het internet) en zodra het van je rekening is afgeschreven kan je het gelijk weggooien. Alle te bewaren stukken ruim je netjes op achter de tabbladen. Aan het eind van het jaar ga je door de hele map heen en gooi je weg wat weg kan en de rest laat je er in zitten.

Op het moment dat je de jaarlijkse aangifte hebt gedaan en de bevestiging hebt ontvangen van de belastingdienst kan de oudste map weg (voor de belastingdienst moet je alles 5 jr. bewaren). Deze lege ordner kan je dan weer voor volgend jaar gebruiken.
Zo heb je altijd alles per jaar per onderwerp bij de hand. Je bent er op deze manier maar 1x per week mee bezig en je hebt alles op 1 plek.

Je zou evt. nog een extra order kunnen kopen voor alle dingen die je altijd moet bewaren zoals de papieren van je paard, de akte van je hypotheek of je ziekenhuis kaart etc.

(ik ben secretaresse dus erg georganiseerd met dit soort dingen

)

**Geplaatst**: 10-03-09 16:23

Re: Rampenplan met administratie en papieren opruimen

Geplaatst: 10-03-09 16:23

Jeetje wauw San1978... kan ik je ook inhuren?

Ik heb mappen gekocht, ingedeeld en heb bakjes e.d. maar ik hou het nog steeds niet bij... 1x in de week alles in mappen doen *gruwel*

Ik ben dus afschuwelijk slecht in het bijhouden van administratie...

**Geplaatst**: 10-03-09 16:37

Geplaatst: 10-03-09 16:37

Haha ja hoor ik ben in te huren

.

Tsja, zo'n systeem werkt natuurlijk wel alleen als je het ook écht 1x in de week doet hè !

Juist als je het zo laat oplopen wordt het een vreselijke klus om aan te beginnen, maar met 1x in de week is het zó gebeurd !

Om heel eerlijk te zijn ga ik zelfs nog een stapje verder. Ik heb een excell sheet gemaakt met alles wat er in en uit gaat en streep ik daarop af wat er reeds is afgeschreven. Zo weet ik altijd hoe ik er financieel voorsta.

Ik weet het, ik kan ook te ver gaan

...

**Geplaatst**: 10-03-09 16:42

Geplaatst: 10-03-09 16:42

Volgens mij moet jij je aanmelden bij het topic [HK] Chronische uitstellers verenigt u!
Het uitstellen is het probleem, ik denk dat je best zelf wel een systeem kunt bedenken wat handig is en wat voor jou werkbaar is, maar dat bijhouden, dat is het probleem..... Héél herkenbaar

**Geplaatst**: 10-03-09 16:43

Re: Rampenplan met administratie en papieren opruimen

Geplaatst: 10-03-09 16:43

PS San1978: Ik wou dat ik de helft van jouw organisatie had, pfffff

**Geplaatst**: 10-03-09 16:44

Geplaatst: 10-03-09 16:44

Ik ben er zelf ook geen held in, mijn lief heeft de taak op zich genomen. Hij heeft ook een prachtig excel sheet gemaakt met reserveringen voor rekeningen enzo

Jammere is dat hij dus nogal een chaoot is, dus misschien moeten we de taakverdeling maar weer eens nader beoordelen..

**Geplaatst**: 10-03-09 16:58

Re: Rampenplan met administratie en papieren opruimen

Geplaatst: 10-03-09 16:58

Mijn vriend weet niet eens waar ik de rekeningen laat... hij opent ook geen post. Enorm irritant.
Eigenlijk zou ik een vriend moeten hebben die juist een regelneef is want ik ben erg gewoon te chaotisch voor.

Ook tijdens mijn werk krijg ik jeuk zodra ik iets in een ordner moet doen. Heb er gewoon een hekel aan.

Maar wel Excel sheetjes maar iedere maand een nieuwe. En niemand die ze begrijpt, alleen ik

**Geplaatst door de TopicStarter** : 10-03-09 20:31

Geplaatst door de TopicStarter : 10-03-09 20:31

Thanks voor alle tips!

En het is inderdaad een stukje verantwoordelijk die je moet nemen.

Ik ga eens een nachtje slapen over iets dat makkelijk is bij te houden!

**Geplaatst**: 10-03-09 20:39

Geplaatst: 10-03-09 20:39

Wij hebben hier ook alles in ordners, van de afgelopen jaren staat alles netjes ingepakt, van het lopende jaar en andere lopende zaken zitten in een ordner, belastingen zitten in een ordner en bonnen en salarisstroken in een ordner...Moet wel zeggen dat lief deze heeft aangelegd maar we houden ze samen standaard bij...

Paar weken geleden bij mijn oma aan de slag gegaan, 3 mappen mee genomen en alles van voor 2009 in 1 map, 2009 in een map en alle binnenkomende post moet ze op een vaste plek leggen zodat als we langskomen we alles weer op kunnen ruimen.

Wij zijn er over aan het denken om wat op te starten om mensen te helpen met het organiseren, maar er eigenlijk nog niet verder mee gegaan....

**Geplaatst door de TopicStarter** : 10-03-09 21:28

Geplaatst door de TopicStarter : 10-03-09 21:28

Nou JoanneArhem, ik denk dat er best vraag naar is.
Niet alleen bij oudere mensen hoor.
Ach, ik vind dat ik het zelf moet kunnen

**Geplaatst**: 10-03-09 21:29

Re: Rampenplan met administratie en papieren opruimen

Geplaatst: 10-03-09 21:29

Als er iemand voor €100,- een dagje hier de administratie compleet op orde komt brengen en er een systeem inbrengt dan zou ik dat er graag voor betalen!

**Geplaatst**: 10-03-09 21:32

Geplaatst: 10-03-09 21:32

Ik gooi alle post op een hoopje op mn printer en eens per week kijk ik na wat betaald moet worden. Zelfs al moet het nog niet meteen betaald worden, geef ik toch al die opdracht maar dan met uitstel. Datum van betaling gaat erop, en de documenten komen op een ander stapeltje terecht. Wordt het stapeltje wat te groot, dan gaat het in een ordner onder het juiste tabje

Kwestie van er een gewoonte van te maken!
Zet desnoods een steeds terugkerende herinnering op je PC of in je GSM, die je 1x per week waarschuwt om je administratie en/of post te verwerken!
Succes ermee

**Geplaatst**: 10-03-09 21:34

Geplaatst: 10-03-09 21:34

Ik ben niet zo van het direct doen dus ik heb een systeem voor luie mensen.

Men neme 3 bakjes en wat ordners.

Bakje 1: facturen en nog af te handelen (post die je niet hoeft te betalen maar waar je nog wel op moet reageren)
Bakje 2: nog af te handelen (post die geen factuur is maar waar je nog wel op moet reageren, bv herinnering belastingaangifte oid)
Bakje 3: op te ruimen

Ordners heb ik als volgt ingedeeld:
1. werkgever (loonstroken, jaaropgave en overige post) met tabbladen
2. verzekeringen (op naam of datum van binnenkomst)
3. belastingen (op datum)
4. overige: alle rest op alfabet met tabjes

Men opent de brievenbus, haalt de post eruit, openmaken en in 1 van de 3 bakjes of de prullenbak gooien. Eens per maand, bij mij direct na ontvangst salaris, de administratie doen, facturen betalen en overige post doornemen, en tot slot de inhoud van bakje opruimen even in ordners doen.

Zo kun je alles terugvinden en hoef je toch maar 12x per jaar (en dat is toch niet vaak op 365 dagen

) die stomme administratie te doen.

Laatst bijgewerkt door Ir111 op 10-03-09 21:35, in het totaal 1 keer bewerkt

**Geplaatst**: 10-03-09 21:35

Geplaatst: 10-03-09 21:35

Nuage; weet niet waar Assendelft ligt en hoe groot je achterstand is maar voor 100 euro kom ik je graag even helpen hoor.