Geplaatst Horse Event is al jaren een groots evenement in de paardenwereld. Voor menig paardenliefhebber dan ook een heus paradijs om een weekend lang te genieten van alles rondom paarden. Dat je van goeden huize moet komen om zoiets te organiseren blijkt wel als Mirella van Leeuwen, projectmanager van Horse Event, enthousiast begint te vertellen in de bibliotheek op het terrein van Academy Bartels.
Educatie
Horse Event is ontstaan vanuit de clinics die Tineke Bartels en Imke Schellekens-Bartels verzorgden jaren terug. “Dat was echt nieuw, dat je tijdens het rijden vertelde wat je deed en hoe je je paard trainde. Dat ging je echt niet vertellen want dat was je geheim” vertelt Mirella. Om het allemaal wat professioneler te maken is Gijs Bartels deze clinics gaan begeleiden en uitbreiden. Hier blijkt veel interesse voor te zijn. “Los van wedstrijdruiters vinden recreatieruiters het ook heel erg leuk”.
Hierop is Academy Bartels een samenwerking aangegaan met NHB Deurne en de HAS Hogeschool om Horse Event te organiseren. Wat begon als klein evenement met 15/20 standhouders is uitgegroeid tot een meerdaags evenement met ruim 200 standhouders. Toch is het een paardenevenement gebleven dat vooral een educatief doel heeft want zoals Academy Bartels zegt “alles wat we hier doen staat voor educatie”. Er zijn dan ook zo goed als geen wedstrijden op het evenement.
Op de vraag waarom er niet een evenement als Horse Event georganiseerd wordt op Academy Bartels is Mirella duidelijk “we hebben hier wel een aantal evenementen, maar hier op het bedrijf doen we niet al te veel evenementen (…) dat is altijd heel intensief en dan hebben we altijd veel van de ruimte nodig en kunnen de klanten weer minder vooruit”. De evenementen die wel op Academy Bartels worden georganiseerd vinden plaats in de twee rijhallen en in het koetshuis, waarbij de ruimten omgetoverd worden tot een prachtige plek.
Organisatie
Naast Mirella bestaat het team uit Gijs, Anne, Annelou en Marco, met ieder hun eigen taken. Zo is Mirella sinds 5 jaar projectmanager en maakt zij samen met Gijs de begroting en heeft ze daarnaast ook de verantwoordelijkheid over de standverkoop en de sponsoring en zorgt ze voor de rode draad van het evenement. Collega Anne verzorgt het programma en heeft de publiciteit sinds kort overgedragen aan Annelou, het nieuwste lid van het team. Daarnaast is Marco verantwoordelijk voor de facilitaire zaken rondom Horse Event.
Op de vraag of het team het hele jaar bezig is met de organisatie rondom Horse Event antwoordt Mirella volmondig ja. “Als het evenement heeft plaatsgevonden gaan we eerst evalueren met ons eigen team en medewerkers en onze sponsors. We hebben een 15-tal grotere partijen die Horse Event op een bepaalde manier ondersteunen en daar gaan we naartoe en mee evalueren”.
In januari begint het werk rondom het aankomende Horse Event weer en begint ook de verkoop van de stands. Dat ze juist veel rekening houden met de wensen van de bezoekers blijkt wel als het gesprek richting de keuze van de clinicgevers gaat. Voor het programma probeert Anne veel input te krijgen van de bezoekers, of zoals Mirella zegt “wie wil je zien, en wie moeten we volgend jaar halen om je weer te boeien”. Naast de bezoekers zorgen ook medewerkers van Academy Bartels voor tips over nieuwe namen, van over de hele wereld, die interessant kunnen zijn als clinicgever. “We willen eigenlijk het liefst iemand halen die nog niet direct heel bekend is in Nederland, maar wel iets heel bijzonders doet”.
Kosten
Aan het binnenhalen van clinicgevers zit uiteraard een prijskaartje, “en dat varieert echt van 5000 euro tot 20.000 euro “ vertelt Mirella. Deze kosten kunnen niet gedekt worden door de bezoekers alleen en daarom is Horse Event ook afhankelijk van standhouders. Dat deze kosten zo enorm variëren komt mede door de naamsbekendheid van de clinicgever, maar ook het aantal paarden wat meereist en de afstand die ze moeten reizen.
Om de buitenlandse clinicgevers hierin tegemoet te komen wordt er onderdak voor hen geregeld in en om Deurne heen. Ook voor de paarden wordt gezorgd, deze staan tijdens hun verblijf in de stallen van NHB Deurne. Dit zijn meestal de vaste stallen omdat de opleidingen pas beginnen na Horse Event en de meeste paarden van studenten nog niet aanwezig zijn op de school. Toch houden de kosten niet op bij onderdak voor de clinicgevers, ook de paarden kosten geld. Tijdens het weekend zijn er 100-120 boxen bezet door paarden van clinicgevers. Elke box gaat zo´n 4 a 5 pakjes stro in, wat neer komt op 500 pakken stro voor het hele weekend. Ook hooi vliegt er doorheen in het weekend van Horse Event, al gauw zo’n 150-180 pakken hooi.
Boerenzonen
Om alles goed te laten verlopen op Horse Event zijn er veel medewerkers en studenten aanwezig om te helpen. Alles bij elkaar zijn dit al gauw 200 mensen die hun steentje bijdragen aan het evenement. De studenten die helpen werken vaak op een plek die ze interessant vinden, en krijgen dan ook de tijd om hen netwerk uit te breiden. Naast de studenten zijn er ook oud-medewerkers en oud-stagiaires van Academy Bartels die komen helpen.
Naast de medewerkers en de studenten heeft Academy Bartels ook veel hulp van de omgeving. Zeker bij nat weer kan het terrein slecht worden of zoals Mirella zegt “we hebben wel eens meegemaakt dat als Horse Event begon, het begon met regenen en als het weer ging sluiten dat het dan weer ophield met regenen”. In zulke gevallen wordt er op de wandelpaden gestrooid met houtsnippers. Voor de modder op de parkeerterreinen heeft Horse Event een hele andere oplossing, “dan komen de boerenzonen uit de omgeving héél graag met de tractoren om alle dames met de auto van de parkeerplaatsen af te halen”, vertelt Mirella lachend.
Blunders
Op de vraag of er ook leuke blunders zijn blijven hangen van alle afgelopen edities blijft het lang stil. Door de jarenlange ervaring wordt er niks aan het toeval overgelaten. Toch is er uiteindelijk één voorval wat is blijven hangen.
Tijdens het afbouwen van Horse Event werd er door een medewerker, Toon, een rode hoed gevonden. Door alle regen werd de hoed gedragen door Toon. Toen het tijd werd voor een kop koffie kwam Toon trots binnen lopen met zijn hoed. Helaas bleek de hoed niet zo goed bestand tegen regen want Toon had roze haar gekregen. Helaas voor Toon bleef de roze kleur nog weken lang in zijn haar zitten.
Naast de hoed worden er elk jaar ook andere spullen gevonden. Zo zijn er de afgelopen edities al fototoestellen en caps gevonden, maar ook een volle tas met nieuwe aankopen is al eens naar het secretariaat gebracht door de eerlijke vinder.
Toekomst
Mirella begint er zelf al over, en het is de grote vraag die menig bezoeker bezig houdt, maar wat betekent het faillissement van NHB Deurne voor Horse Event? “Omdat de toekomst van NHB Deurne onzekere tijden tegemoet gaat, is ook Horse Event zich aan het oriënteren op een mogelijke locatiewisseling. Naast Deurne zijn er nog twee schitterende locaties waarmee we in onderhandeling zijn, zodat het succes van Horse Event voor de lange termijn gewaarborgd wordt”.
Voor de bezoekers van Horse Event blijft het nog even spannend, maar niet te lang vertelt Mirella. “Onze doelstelling is om binnen nu en twee maanden meer te kunnen vertellen hierover”.
Wil je nog één keer genieten van de unieke locatie in het prachtige Deurne, kom dan dit jaar ook naar Horse Event. Vergeet dan vooral niet om even langs te komen bij de Bokt Lounge, want Bokt zal er dit jaar ook weer bij zijn. Net als voorgaande jaren wordt er 20% korting gegeven op tickets die online besteld worden met gebruik van de actiecode
Je kan je tickets voor Horse Event op deze manier met korting bestellen:
1. Ga naar http://horse-event.nl/tickets
2. Vul in de ticketshop de actiecode in: bokt2014. Daarmee wordt de korting van 20% automatisch verrekend.
3. Kies het ticket van je keuze en vul je gegevens in.
4. Na betaling krijg je de entreekaart per e-mail toegestuurd.
Tekst: Ilona Lagerweij
Foto's: Laura Ploeger
Uiteraard hebben wij als reporterduo erg genoten van ons bezoek aan Academy Bartels. Naast een zeer gastvrij ontvangst kregen we ook een uitgebreide rondleiding. Hieronder kun je nog wat meer foto's bewonderen.
1.
2.
3.
4. en dan moet je even als "klein paardenmeisje" op de foto met Tineke natuurlijk
Nieuwsgierig naar meer stukjes? Volg ons dan op vrijdag tijdens Horse Event. Ik zal gedurende deze dag meerdere stukjes plaatsen op bokt, welke bestaan uit interviews en verslagen van clinics. Laura zal zorgen voor prachtige foto's.
Tot dan
