Bokt.nl

**Geplaatst door de TopicStarter** : 02-01-15 15:35

Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst door de TopicStarter : 02-01-15 15:35

Hallo,
Onze vereniging is van plan officiele wedstrijden te gaan organiseren. Nu is het nog niet zeker of dit kan doorgaan (ivm sponsor) maar wij moeten al wel aangeven hoe wij dit willen gaan doen. Nu heb ik al het een en ander gevonden maar ik zou graag willen weten of ik in de juiste richting zit te denken en graag zou ik eventuele aanvullingen horen.
Dit is wat ik al weet dat geregeld moet worden:

• Aanvraag veiligheidscertificaat
• Aanmelding wedstrijd bij de kring + datum
• Zichtbaar op http://www.startlijsten.nl
• Bijhouden van inschrijvingen, maken van de voorlopige en officiele startlijst
• Secretariaat (ontvangen aanmeldingen, coupons verwerken, prijsuitreiking)
• Ringmeester
• Jury + schrijver
• Eventuele vrijwilligers
• Prijzen regelen
• Aangewezigheid EBHO'er

De standaard dingen zoals rijbaanafzetting, gesleepte rijbanen, jury hokje, parkeergelegenheid etc. zijn vanzelfsprekend.
Graag zou ik meer willen weten over het organiseren van officiele wedstrijden. De voorbereiding maar ook de wedstrijddag zelf.

Alvast bedankt!

**Geplaatst**: 02-01-15 16:40

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 02-01-15 16:40

Sponsoring/prijzen regelen zou ik er ook bij zetten.
Bij slecht weer sneeuwruimers, of bij erg veel regen/modder een traktor die auto's van het terrein af kan slepen
Wie regelt de horeca?
Verzekering voor het evenement en de vrijwilligers

**Geplaatst door de TopicStarter** : 02-01-15 23:19

Geplaatst door de TopicStarter : 02-01-15 23:19

We kunnen het pas gaan organiseren als de sponsor akkoord heeft gegeven voor de sponsoring en dat is hopelijk binnenkort geregeld.
Horeca is sowieso geregeld want onze kantine is altijd open en alles goed op orde.
Verzekering ga ik even navragen maar denk dat die ook al geregeld is maar een goed punt om even nog na te controleren.
Terrein wordt ook bijgehouden gelukkig

Bedankt!

**Geplaatst**: 02-01-15 23:39

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 02-01-15 23:39

Goede parkeer gelegenheid voor auto's met trailer vind ik ook belangrijk op een wedstrijd.

**Geplaatst**: 02-01-15 23:41

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 02-01-15 23:41

Een vraagprogramma? Het concoursprogramma installeren lijkt me ook wel handig.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 02-01-15 23:48

Geplaatst door de TopicStarter : 02-01-15 23:48

Suprice schreef:
Een vraagprogramma? Het concoursprogramma installeren lijkt me ook wel handig.

Ja, inderdaad dat zijn dingen waar ik nog geen weet van heb maar diegene die de wedstrijd aanvraagd zal daar hopelijk toch ook wel meer van horen via de kring of zijn dat dingen die zelf uitgezocht moeten worden? Het concoursprogramma kan via de KNHS site gratis gedownload worden zag ik al.
Wat houdt het vraagprogramma precies in?

Parkeer gelegenheid is er gelukkig meer dan voldoende!

**Geplaatst**: 03-01-15 00:00

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 03-01-15 00:00

weet niet of dit de juiste plek hiervoor is. maar kan iemand mij vertellen of er in omgeving Tiel ( mag best stukje rijden zijn, voorzien van trailer) tussen nu en april nog outdoor wedstrijden gereden worden? begreep dat er hier en daar nog wel outdoor wordt gestart? Ben namelijk allergisch dus in de binnenbak starten is voor mij geen optie. Dank!!

**Geplaatst**: 03-01-15 00:12

Geplaatst: 03-01-15 00:12

Hebben jullie binnen of alleen buitenaccomodatie? Voor alleen buiten heb je geen veiligheidscertificaat nodig.

Verder, ik begrijp het sponsor stukje niet helemaal, onze wedstrijden leveren nl eerder geld op dan dat het geld kost aan het eind van het verhaal. Dat geldt overigens voor de meeste verenigingen.

Ik weet niet waar jullie zitten, maar klop anders een keer aan bij een rijvereniging in de buurt en vraag of je bij hun een keer mee mag lopen of ervaringen kan uitwisselen. Bijna alles is inmiddels digitaal en eisen wel wat ervaring, dit is van aanvraag tot verwerken van de uitslagen.
Bij nieuwe ontwikkelingen gaan wij bijv met de buurvereniging (zelfde dorp) samen een avond aan de slag om de software etc goed uit te pluizen. Daarnaast houden we bijv ook met het samenstellen van de wedstrijdkalenders ook rekening met elkaar.

Waar je op dit moment wel mee te maken krijgt is dat de wedstrijdkalenders voor 2015 vastgesteld zijn en je dus erg zal moeten schipperen om data te krijgen

**Geplaatst door de TopicStarter** : 03-01-15 09:27

Geplaatst door de TopicStarter : 03-01-15 09:27

ingvdh schreef:
Hebben jullie binnen of alleen buitenaccomodatie? Voor alleen buiten heb je geen veiligheidscertificaat nodig.

Verder, ik begrijp het sponsor stukje niet helemaal, onze wedstrijden leveren nl eerder geld op dan dat het geld kost aan het eind van het verhaal. Dat geldt overigens voor de meeste verenigingen.

Ik weet niet waar jullie zitten, maar klop anders een keer aan bij een rijvereniging in de buurt en vraag of je bij hun een keer mee mag lopen of ervaringen kan uitwisselen. Bijna alles is inmiddels digitaal en eisen wel wat ervaring, dit is van aanvraag tot verwerken van de uitslagen.
Bij nieuwe ontwikkelingen gaan wij bijv met de buurvereniging (zelfde dorp) samen een avond aan de slag om de software etc goed uit te pluizen. Daarnaast houden we bijv ook met het samenstellen van de wedstrijdkalenders ook rekening met elkaar.

Waar je op dit moment wel mee te maken krijgt is dat de wedstrijdkalenders voor 2015 vastgesteld zijn en je dus erg zal moeten schipperen om data te krijgen

Er moeten natuurlijk wel dingen aangeschaft worden voordat er een wedstrijd gehouden kan worden. Zoals een juryhokje, ringmateriaal, laptop, prijzen etc. En wij zijn nu bezig dit gesponsord te krijgen omdat wij na de bouw van de rijhal helaas niet veel geld meer hebben om dit zelf te gaan bekostigen. Daarnaast hoort dit allemaal bij een groot sponsorproject waar wij nog meer dingen mee gaan organiseren. Officiele wedstrijden is daar een onderdeel van.

Goede tip om eens mee te lopen met andere verenigingen. Ga dat zeker eens overleggen met een andere vereniging of dit mogelijk is.

CarolR, bij ons in de buurt wordt er zover ik weet niet outdoor gestart in deze tijd (ik zit in dezelfde omgeving als dat jij zit).

**Geplaatst**: 04-01-15 21:19

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 04-01-15 21:19

begreep in Soest bij Johan Laseur, maar er is schijnbaar iets aan de hand waardoor er toch niet gestart wordt helaas.

**Geplaatst**: 04-01-15 22:33

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 04-01-15 22:33

Nog een tip vwb de prijzen, probeer een deal te sluiten met een (lokale) ruitersportwinkel voor kadobonnen. Regel dat je de bonnen pas hoeft te betalen als ze besteed worden. Op deze manier hoef je niets voor te schieten. Je hebt dan op voorhand alleen de kosten van de rozetten. Doen wij al jaren en gaat prima. We krijgen een grote berg blanco kadobonnen, deze zijn genummerd en wij stempelen ze zodat de winkel weet dat ze van ons komen. Eens in de zoveel tijd krijgen we de uitgegeven bonnen gefactureerd.
Sommige ruitersportzaken geven ook nog een korting, als sponsoring.

Verder, als vereniging hebben wij nog steeds geen laptop. Uitslagen worden door ons secretariaat thuis verwerkt, we hebben geen internet op de club. Als daar geen geld voor is, kan je die aanschaf nog makkelijk missen. Investeer wel in een knappe (laser)printer voor het printen van protocollen en andere formulieren.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 05-01-15 07:33

Geplaatst door de TopicStarter : 05-01-15 07:33

ingvdh schreef:
Nog een tip vwb de prijzen, probeer een deal te sluiten met een (lokale) ruitersportwinkel voor kadobonnen. Regel dat je de bonnen pas hoeft te betalen als ze besteed worden. Op deze manier hoef je niets voor te schieten. Je hebt dan op voorhand alleen de kosten van de rozetten. Doen wij al jaren en gaat prima. We krijgen een grote berg blanco kadobonnen, deze zijn genummerd en wij stempelen ze zodat de winkel weet dat ze van ons komen. Eens in de zoveel tijd krijgen we de uitgegeven bonnen gefactureerd.
Sommige ruitersportzaken geven ook nog een korting, als sponsoring.

Verder, als vereniging hebben wij nog steeds geen laptop. Uitslagen worden door ons secretariaat thuis verwerkt, we hebben geen internet op de club. Als daar geen geld voor is, kan je die aanschaf nog makkelijk missen. Investeer wel in een knappe (laser)printer voor het printen van protocollen en andere formulieren.

Dankjewel!

een goede laptop gaat er zeker komen en een printer hebben wij al maar dan thuis. Is het nodig deze op de wedstrijd dag aanwezig te hebben?
De laptop zal wel op de dag zelf aanwezig zijn want ik vind het belangrijk dat alles zo snel mogelijk ingevuld kan worden zodat we ook een goede doorstroom hebben en niet te veel tijd nog thuis er aan hoeven te werken.

Qua prijzen ook een goede tip. Alleen hebben wij hier helaas geen ruitersportzaak in de buurt. Ja iets verder weg de Divoza maar ik vrees niet dat die daar aan mee zullen werken. Dus ik denk dat wij voor geldprijzen gaan, dat vind ik ook eerlijk en de wedstrijden die wij willen gaan geven zijn ook niet alleen voor de winst maar vooral om de wedstrijdsport in de buurt weer te stimuleren en geldprijzen stimuleert altijd wel goed volgens mij.

Is er iemand die toevallig weet wat de regels zijn voor het organiseren van een outdoor concours? Zijn verschillende ringen verplicht of mag je ook zoals met indoor, een losrijbaan en een wedstrijdbaan hebben?

**Geplaatst**: 05-01-15 07:41

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 05-01-15 07:41

Omroep installatie. Geen must maar wel handig

**Geplaatst**: 05-01-15 07:51

Geplaatst: 05-01-15 07:51

Ook niet belangrijk, maar regel op tijd voldoende vrijwilligers (ringmeester, parkeerhulp, couponhalers, secretariaat, etc).
Presentjes voor de vrijwilligers (hoeft echt niet groot te zijn, gewoon iets leuks).

Ik zou gewoon bij de Divoza langs gaan.
Ik heb ook wel startbewijzen gewonnen voor een volgende wedstrijd op dezelfde locatie. Dat vond ik ook wel leuk (beter dan een niet zo beste kwaliteit halster).

**Geplaatst**: 05-01-15 08:26

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 05-01-15 08:26

Printer heb je niet ter plekke nodig, wel bij de voorbereiding (startlijsten, formulieren, jurylijsten en protocollen printen).

Let wel dat je bij geldprijzen meer geld moet uitkeren dan dat je bij waardebonnen zou moeten doen. Voor de club is dit veel duurder. Wat je krijgt zijn de zg broodruiters op geldprijzen, ik weet niet of dat je doelgroep is?
Hebben jullie geen welkoop of andere fouragehandel in de buurt? Misschien kan die bonnen leveren.

Voor outdoor hoef je ook maar 1 ring te hebben, rijvereniging in de buurt heeft ook maar 1 buitenring en doet het al jaren zo.

**Geplaatst**: 05-01-15 11:20

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 05-01-15 11:20

Printer heb je wel nodig op locatie.
Want de jury moet de uitslagen lijsten ondertekenen. En die haal je uit het concoursprogramma.

**Geplaatst**: 05-01-15 14:22

Geplaatst: 05-01-15 14:22

je kan de lijsten met de hand invullen en laten tekenen. Geen enkel probleem. Kwestie van vooraf uitprinten.

Op lokatie heeft onze vereniging enkel papier en pen. Misschien niet de ideale situatie maar het werkt al jaren prima voor ons.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 05-01-15 15:23

Geplaatst door de TopicStarter : 05-01-15 15:23

Allemaal super bedankt voor de informatie.

Vrijwilligers is aan gedacht en die hebben we gelukkig voldoende (ieder lid moet minimaal 1 keer per jaar meehelpen en dan komen we daar ook aan gelukkig. Deze krijgen daar niks voor maar is gewoon de bijdrage die wij al club vragen en anders zijn de kosten voor het lidmaatschap hoger mochten ze dat niet willen. En het vaste vrijwilligers team (waar ik ook onderdeel van ben) doet dit compleet op vrijwillige basis).

Ingvdh, wat zijn broodruiters?
We moeten de prijzen etc. nog allemaal goed bespreken dus ik ben blij met jullie adviezen.

Ik zet een printer bij de begroting, is natuurlijk wel handig om zo compleet mogelijk te zijn.

**Geplaatst**: 05-01-15 15:52

Re: Officiele wedstrijd organiseren

Geplaatst: 05-01-15 15:52

Zorg ervoor dat je bij je printer altijd een setje reserve inktpatronen hebt liggen.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 05-01-15 16:00

Geplaatst door de TopicStarter : 05-01-15 16:00

_Natasja_ schreef:
Zorg ervoor dat je bij je printer altijd een setje reserve inktpatronen hebt liggen.

Ja inderdaad, goede tip

Nomineer dit bericht ×