Bokt.nl

Citaat:

Procedure klachtenafhandeling
23 november 2011

Artikel 1 - Klachten
Een klacht is het uiting geven aan ontevredenheid, misnoegen of ervaren onrecht over:
a. besluiten, reglementen en de toepassing daarvan;
b. het naar het oordeel van de klager onjuist en/of incorrect gedrag van personen, die namens de KNHS hebben gehandeld.

Artikel 2 - Indienen van een klacht
2.1. Alleen leden en lidverenigingen van de KNHS kunnen een klacht indienen.
2.2. Een lid, dat in staat wordt geacht tot een redelijke behartiging van zijn eigen belangen, wordt niet zonder zijn instemming vertegenwoordigd door een derde. Deze instemming moet blijken uit een schriftelijke ondertekende verklaring.
2.3. Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de bestuurs- en directiesecretaris.
2.4. De omschrijving van de klacht dient feitelijk en correct te zijn.

Artikel 3 - Behandeling van de klacht
3.1. De algemeen directeur is formeel verantwoordelijk voor de afhandeling van klachten.
3.2. Een klacht wordt vertrouwelijk behandeld. Waar mogelijk wordt hoor en wederhoor toegepast.
3.3. De bestuurs- en directiesecretaris schrijft de klacht in in het door hem bij te houden klachtenregister. In dit register worden alle (vervolg)stappen geregistreerd, die tijdens de procedure worden gezet.
3.4. De bestuurs- en directiesecretaris beoordeelt -indien nodig in overleg met de algemeen directeur- of de klacht al dan niet ontvankelijk is.
3.5. Is de klacht ontvankelijk, dan stuurt de bestuurs- en directiesecretaris binnen tien werkdagen een schriftelijke bevestiging aan de klager, dat de klacht in behandeling is genomen.
3.6. Is de klacht niet ontvankelijk, dan stuurt de bestuurs- en directiesecretaris binnen tien werkdagen een antwoordbrief aan de klager waarin wordt aangegeven waarom de klacht niet ontvankelijk is.
3.7. Een ontvankelijke klacht wordt in behandeling gegeven aan het betrokken MT-lid, dat binnen tien werkdagen schriftelijk rapporteert aan de bestuurs- en directiesecretaris.
3.8. De bestuurs- en directiesecretaris formuleert daarna binnen vijf werkdagen een antwoord aan de klager, dat ter goedkeuring aan de algemeen directeur wordt voorgelegd.
3.9. De algemeen directeur deelt schriftelijk aan de klager mee of zijn klacht al dan niet gegrond is verklaard.
3.10. In het klachtenregister worden de datum van afhandeling en een kopie van de inhoudelijke reactie opgenomen.

Artikel 4 - Interne afhandeling van gegronde klachten
4.1. De algemeen directeur stelt de inhoudelijke reactie aan het betrokken MT-lid ter hand.
4.2. Het MT-lid doet wat in zijn vermogen ligt om herhaling van de klacht te voorkomen.
4.3. Het Portefeuilleoverleg Algemene Zaken ontvangt periodiek een rapportage van de ontvangen klachten en een overzicht van de wijze waarop afhandeling ervan heeft plaatsgevonden.

Artikel 5 - Niet-ontvankelijkheid van klachten
Een klacht is niet ontvankelijk als een of meer onderstaande redenen van toepassing zijn:
5.1. De klacht heeft betrekking op een persoon of gebeurtenis waarover de algemeen directeur niet bevoegd is te oordelen.
5.2. De klacht is ingediend door een daartoe niet bevoegd persoon.
5.3. De klacht is reeds eerder door de algemeen directeur beoordeeld. Er zijn geen nieuwe feiten en/of omstandigheden aangedragen, die een hernieuwde behandeling van de klacht rechtvaardigen.
5.4. De klacht is onduidelijk, onbegrijpelijk, innerlijk tegenstrijdig of verwoord op een wijze, die in strijd is met de gebruikelijke normen en waarden.
5.5. De klacht handelt over een voorval dat, of een gebeurtenis die langer dan 60 kalenderdagen geleden heeft plaatsgevonden.
5.6. De klacht handelt over een jurybeoordeling.

Artikel 6 - Integriteitsregels
6.1. Indien een klacht betrekking heeft op een lid van het Federatiebestuur wordt de klacht ter afhandeling overgedragen aan de voorzitter van het Federatiebestuur.
6.2. Indien een klacht betrekking heeft op de voorzitter van het Federatiebestuur wordt de klacht ter afhandeling overgedragen aan de voorzitter van de Raad van Appèl.
6.3. Indien de klacht betrekking heeft op de algemeen directeur wordt de klacht ter afhandeling overgedragen aan de voorzitter van het Federatiebestuur.
6.4. Indien de klacht betrekking heeft op de bestuurs- en directiesecretaris wordt de klacht ter afhandeling overgedragen aan de algemeen directeur.
6.5. Indien de klacht betrekking heeft op een ledenraadslid wordt de klacht ter afhandeling overgedragen aan het bestuur van de door het ledenraadslid gerepresenteerde organisatie.

Artikel 7 - Schadevergoeding
7.1. Door het gegrond verklaren van een klacht ontstaat geen recht op schadevergoeding aan de klager, diens vertegenwoordiger of welke derde dan ook.
7.2. Door het gegrond verklaren van een klacht zullen terzake ten onrechte door het lid of de lidvereniging betaalde bedragen worden gerestitueerd.
Vastgesteld in de vergadering van de Ledenraad d.d. 27 oktober 2011. Ingangsdatum bij besluit van de Ledenraad: 1 november 2011.

Toelichtende verklaring
Klachten over jurybeoordelingen niet ontvankelijk
Waarom zijn klachten over jurybeoordelingen niet ontvankelijk?
In artikel 48 lid 1 van het Algemeen Wedstrijdreglement is het navolgende vermeld: In gevallen waarin het oordeel van de jury is gebaseerd op (de totstandkoming van) een waardering/beoordeling van de verrichting van een deelnemer en/of van diens paard(en) is geen protest mogelijk. In de lijn van deze regel is het vanzelfsprekend, dat ook klachten daarover niet behandeld kunnen worden, temeer daar degenen die de klachten beoordelen, niet op de wedstrijd aanwezig waren.

Toelichting
De beoordeling van dressuurproeven tijdens officiële wedstrijden vindt plaats door speciaal daartoe opgeleide juryleden. Een jurylid wordt tijdens zijn/haar opleiding zo goed mogelijk voorbereid op het in de praktijk als zodanig functioneren.

Eén en ander niet kan verhinderen, dat er zich in diezelfde praktijk verschillen van inzicht kunnen manifesteren. Het beoordelen van een dressuurproef bestaat nu eenmaal uit het voortdurend vertalen van een visuele waarneming in een cijfermatige waardering; daarbij is er uiteraard sprake van subjectiviteit, alhoewel er in de beschrijving van de gevraagde punten gestreefd wordt naar optimale duidelijkheid. Deze subjectiviteit is inherent aan de gekozen beoordelingsstructuur en dus een gegeven voor degenen die ervoor kiezen een discipline van de ruitersport te beoefenen waar dat het geval is. Wanneer een deelnemer dan ook de ring binnen rijdt voor het afleggen van een proef, accepteert deze daarmee impliciet alle wedstrijdomstandigheden, inclusief de dienstdoende juryleden.

Dit neemt niet weg, dat er hoge prioriteit wordt toegekend aan de voortdurende her- en bijscholing van het juryledencorps, die voor de juryleden verplicht zijn om te volgen, teneinde te bewerkstelligen dat de uniformiteit in de beoordeling zo groot mogelijk zal zijn. De gedachte daarin volledig te zullen slagen zal echter academisch blijken te zijn.