Bokt.nl

**Geplaatst door de TopicStarter** : 30-09-12 19:50

1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst door de TopicStarter : 30-09-12 19:50

Voor onze club willen wij met een aantal leden een klein concours organiseren.

2 ringen, combinaties die 2 proeven willen rijden voorrang geven op die 1 proef willen starten.

Wij zijn nu zo ver:

Aanmelden wedstijd KNHS.
Parkeerplek regelen.
Losrij ring
Hekjes/bordjes ringen
Geprinte coupons
Prijzen/linten/bekers
Jury's
Tent opzetten voor als het regent

Taken voor vrijwilligers:
Secretariaat (2 man)
Kantine (2 man)
Coupon-runners (2 man)
Ringmeester (1 man)
Schrijvers (2 man)
EHBO (2 man)

Verder als taken:
Regelen van sponsoren
Terrein opbouwen daags van te voren
Inschrijvingen regelen en startlijsten maken
Jury regelen
Afbreken de dag na de wedstijd.

Lijkt ons prima te organiseren, maar we zien vast een hoop over het hoofd.....

Wie vult de lijst aan?

**Geplaatst**: 30-09-12 19:56

Geplaatst: 30-09-12 19:56

Mensen voor telsecretariaat
Evt. Het is ook altijd makkelijk als de wedstrijd op de wedstrijddag staat aangegeven, hoe je er naar toe kunt de laatste paar straatjes.

**Geplaatst**: 30-09-12 20:04

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 30-09-12 20:04

Is het op een bak bodem?
Iemand regelen die het dag van te voren sleept en desnoods halverwege de dag nog een keer.
(In geval van wei, uiteraard niet)

**Geplaatst**: 30-09-12 20:17

Geplaatst: 30-09-12 20:17

In ieder geval op tijd beginnen met jury's regelen! We hebben 1x gehad dat we toch wel lichtelijk in paniek begonnen te raken toen de ene na de andere niet kon

maar gelukkig toch nog wel kunnen regelen $_/-\o_$ maar daarvan wel geleerd dat we nu toch wel eerder beginnen

Let er ook op hoe lang de groep wordt voor de jury. Dan liever 1 extra dan een Jury die ERG lang moet zitten en/ of je dan dus ook extra rekening moet houden met pauzes e.d.

Weet dus niet hoe lang de dag zal duren, maar anders is het soms ook wel handig/ leuk om de taken zoals ringmeester/ schrijver/ couponrunner in ochtend en middag te wisselen/ verschuiven. Een ringmeester moet vaak lang/ veel staan en lopen en een schrijver juist weer veel zitten...
Diverse vrijwilligers plannen we trouwens sowieso vaak voor half dagje, da's voor de meesten lang genoeg en dan kunnen ze de andere helft ook nog gewoon relaxed wat meemaken vd dag enzo (en evt ook zelf meerijden)

Of ze moeten zelf graag hele dag willen dan is dat natuurlijk geen probleem

maar anders dus dubbel tellen

(evt kunnen de EHBO-ers wel bv ook bijspringen bij kantine of secretariaat als ze dat leuk vinden en als ze maar "vrij" zijn op moment dat nodig is)

Verder afhankelijk van hoe groot de parkeerplaats is is het ook wel handig om daar iemand te hebben die richting wijst/ netjes neer laat zetten. Vaak vooral in de ochtend van belang, want als de 1sten netjes staan volgt de rest vaak vanzelf

"Couponrunners" zijn bij ons trouwens ook mensen die ff drinken enzo gaan brengen naar Jury+schrijver

Succes!

Laatst bijgewerkt door grid op 30-09-12 20:30, in het totaal 2 keer bewerkt

**Geplaatst**: 30-09-12 20:21

Geplaatst: 30-09-12 20:21

En inderdaad wat grid zegt, coupon runners ook wat lekkers naar jury/schrijver laten brengen bij
tijd en wijle en wat te drinken.
Dan willen ze misschien ook nog een keer terug komen

**Geplaatst**: 30-09-12 20:38

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 30-09-12 20:38

Misschien een hoefsmid en DA? (aanwezig of standby in de omgeving).

**Geplaatst**: 01-10-12 14:28

Geplaatst: 01-10-12 14:28

Onze vereniging heeft altijd twee ringen.
We hebben 2 man op het secretariaat, 1 a 2 man in de bar, 2 schrijvers (let goed op sommige jury's nemen een eigen schrijver mee) en een ringmeester.
De personen voor de EHBO zou ik een andere taak erbij geven, zoals bijv ringmeester, parkeerwacht etc zodat ze iets te doen hebben.

Met twee man achter de bar en twee in het wedstrijdsecretariaat heb je echt geen twee couponrunners nodig. Dat kan prima door het secretariaat of iemand van de bar gedaan worden als de jury voorziet wordt van eten/drinken (=heel belangrijk)
Met twee ringen heb je geen telkamer nodig, dat kan gemakkelijk door het secretariaat gedaan worden, zeker als je zorgt dat de schrijvers ook kunnen tellen. Wat erg makkelijk is om een laptop met printer te hebben op lokatie. Je kan dan gelijk alle uitslagen verwerken. Scheelt na afloop enorm veel tijd.

Misschien is het leuk de plaatselijke ruiterwinkel te vragen om een standje op te zetten of iemand die bijv frontriemen maakt. (Evt de prijsjes laten bestaan uit waardebonnen bij deze mensen zodat de winnaars het gelijk uit kunnen geven)

Als je wedstrijd meerdere dagdelen beslaat zou ik wel voor aflossing zorgen bij de schrijvers, ringmeester en bardienst.

Zorg ook dat je de dag niet te vol wil hebben, niet iedereen wil op zondagavond om 20:00 nog starten, laat staan dat je mensen vind die na een dag werken nog zin hebben nog tot laat de boel moeten afbouwen. Na de laatste start ben je zo anderhalf uur verder voordat alles opgeruimd is en iedereen aan de borrel staat in de bar.

Waar je verder aan kan denken, leuk presentje voor de juryleden (bloemetje/merci). Vrijwilligers ook "vrij" houden vwb eten en drinken.
Op het terrein zorgen vol voldoende vuilnisbakken.

Zorg dat je een lijst hebt met deelnemers/jury's/vrijwilligers en hun telefoonnummers, mochten de weergoden op het laatste moment roet in het eten gooien kan je iedereen snel afbellen. Denk nooit dat gebeurd niet, vorig jaar hebben we 3 wedstrijden zo kunnen afbellen omdat de bak in een zwembad was veranderd.

Dat is wat me zo te binnenschiet. Succes met de organisatie.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 01-10-12 18:43

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst door de TopicStarter : 01-10-12 18:43

Iedereen bedankt voor de tips en extra info waar wij zo snel niet aan dachten.

Thanks!

**Geplaatst**: 01-10-12 18:47

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 01-10-12 18:47

Ten eerste moet je de wedstrijd bij de kring aanvragen.
Daarna kan je hem pas aanvragen bij de KNHS.
Is er in de buurt niet een vereniging waar je al een keer kan meedraaien?
Of iemand die jullie wil helpen?

**Geplaatst**: 12-10-12 21:51

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 12-10-12 21:51

Bovenstaande tip is een goede, bij een andere vereniging meedraaien. En ergens is vast wel een draaiboek te vinden, dat hebben wij wel liggen iig.

Hier staat ook veel informatie: http://www.knhs.nl/overview1.asp?pCatID ... le=11&men=

Succes!

**Geplaatst**: 12-10-12 22:17

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 12-10-12 22:17

Zorg er ook voor dat je een parkeerwachter hebt staan op de parkeerplaats.

Onze ervaring is namelijk dat als je dit niet doet men lekker ruim parkeert en op de meest onhandige plekken, waardoor je zomaar een te kort aan parkeerruimte kunt gaan krijgen. Met een parkeerwachter kun je de mensen naar je juiste plek wijzen en zo er voor zorgen dat alle voertuigen overzichtelijk staan en men naast elkaar aansluit. En hou er dan ook rekening mee dat er mensen komen met vrachtwagentjes met zijladers, deze hebben wat meer ruimte nodig dan auto's met trailers.

Heel veel succes, het gaat vast wel goed komen.

**Geplaatst**: 13-10-12 10:10

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 13-10-12 10:10

Jullie hebben ongeveer hetzelfde concept als wij hebben. Neem aan dat het om een buitenwedstrijd gaat?
Vrijwilligers heb je volgens mij genoeg. Bekijk ook even hoeveel starts je op 1 dag maximum kunt verwerken. Zodat je ook weet hoeveel inschrijvingen je aan kunt nemen en wanneer iemand op de wachtlijst komt.

Heb je ook al een licensie voor Concours 3.5?

**Geplaatst**: 14-10-12 10:09

Geplaatst: 14-10-12 10:09

Vergeet ook niet de melding/vergunning bij de gemeente voor de wedstrijd.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 16-10-12 22:27

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst door de TopicStarter : 16-10-12 22:27

Oei, licentie en vergunning hadden we niet aan gedacht. Thanks! Ik duik daar nog even in.

**Geplaatst**: 17-10-12 09:14

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 17-10-12 09:14

En de evenementenverzekering. Die kun je bij die overkoepelende organisatie voor concoursorganiserende verenigingen het beste nemen, dan ben je het goedkoopste uit. Kan alleen even niet meer op de naam komen.

**Geplaatst**: 19-10-12 23:04

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 19-10-12 23:04

Correct me if i'm wrong, maar je mag toch geen buitencc organiseren tijdens het indoor seizoen?

**Geplaatst**: 19-10-12 23:08

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 19-10-12 23:08

Voor tijdens de wedstrijd is het secretariaat weghouden van de deelnemers. Dit scheelt heel veel rust.
Verder is het programma concours 3.5 super om mee te werken. Ook zou ik een laptop en printer gereed hebben voor eventueel extra coupons uit te printen.

Denk ook aan de handicap regeling en hoeveel mensen je in een ring zet. Om de 4 combinaties moet je een prijs uitreiken.

**Geplaatst**: 20-10-12 07:25

Geplaatst: 20-10-12 07:25

Annemeik schreef:
Correct me if i'm wrong, maar je mag toch geen buitencc organiseren tijdens het indoor seizoen?

lijkt me van niet. Ik ken verenigingn die het hele jaar door buiten organiseren.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 22-10-12 22:35

Geplaatst door de TopicStarter : 22-10-12 22:35

Scum schreef:
Annemeik schreef:
Correct me if i'm wrong, maar je mag toch geen buitencc organiseren tijdens het indoor seizoen?

lijkt me van niet. Ik ken verenigingn die het hele jaar door buiten organiseren.

Geen idee eigenlijk, maar wij willen het tijdens de zomer organiseren. Voor we alles rond hebben zijn we wel even verder

Thanks!

**Geplaatst**: 28-10-12 11:18

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 28-10-12 11:18

En het natuurlijk vroeg op startlijsten publiceren.

**Geplaatst**: 05-11-12 15:39

Geplaatst: 05-11-12 15:39

Ik zet mijn vraag maar even hier neer

Ben bezig met een dressuurwedstrijd te organiseren (24+25 nov) nu heb ik van de knhs een mail gekregen met uitleg over de procedure wedstrijduitslagen e.d. nu staat in de mail dat ze binnen 2 dagen uitslagenlijsten willen ontvangen die door de jury is afgetekend.

Ik neem aan dat een jury bij zijn gejureerde ring de uitslagen moet tekenen, maar waar haal ik zo`n formulier vanaf, heb al op de knhs site gekeken, maar kan deze niet vinden, in het 3.5 concoursprogramma staat deze ook niet, of kijk ik scheef :Y)

In de mail zit wel een formulier die ik kan printen voor de federatie vertegenwoordiger.

Wie kan me op weg helpen.

**Geplaatst**: 05-11-12 15:43

Re: 1e keer wedstrijd organiseren, wat zien we over het hoofd?

Geplaatst: 05-11-12 15:43

In het programma concours 3,5 staat een verzamelstaat deze kan je gebruiken.
Wat ik echter doe is na het invoeren van de punten een uitslag mag in tekstformaat en deze uitprinten en laten tekenen.
De digitale uitslagen moeten binnen 2 dagen bij de KNHS aanwezig zijn.
De papieren binnen 5 dagen volgens mij

**Geplaatst**: 05-11-12 15:47

Geplaatst: 05-11-12 15:47

Bij onze concoursen printen we gewoon de uitslagen uit en hierop zet de jury zijn/haar handtekening neer. Hoef je dus geen apart formulier voor te hebben.

**Geplaatst**: 05-11-12 15:50

Geplaatst: 05-11-12 15:50

Dat is een kwestie van uitslaglijst printen en deze door de jury laten tekenen voor akkoord.

Concoursprogramma is niet perse noodzakelijk, je mag ook de uitslagen aanleveren in een excelbestand van de KNHS (concours werkte bij ons namelijk voor geen meter en mijn pc sloeg er van op hol), dan kun je zelf startlijsten e.d. maken in Word of Excel. Maar dit is eigenlijk alleen praktisch wanneer je niet al te veel starts hebt (max 100) anders heb je er erg veel werk van.

Wat ook erg praktisch is is om op de dag zelf een lijst met telefoonnummers van jury's te hebben (of zelfs nrs van een reservejury voor het geval dat) en de vrijwilligers, hulpdiensten, hoefsmid, dierenarts. En van te voren even nadenken over hoe je je vrijwilligers gaat verzorgen, krijgen die consumptiebonnen/lunchpakketten of kunnen ze zich gewoon melden aan de bar. En wat wij doen is alle vrijwilligers en de jury na afloop een kleine attentie aanbieden (meestal iets van chocolade, alhoewel we dit jaar zonnebloem of een pompoenkweek setje hadden). Wordt gewaardeerd en kost weinig.

**Geplaatst**: 05-11-12 15:54

Geplaatst: 05-11-12 15:54

Bedankt!!

Oplossing dus toch in het concoursprogramma

Nomineer dit bericht ×