Geplaatst Sport
Van 13 tot en met 22 juni 2025 worden voor de 57e keer de Almelose Ruiterdagen gehouden. Dit concours is een begrip in Nederland, met veel dressuur- en springrubrieken voor paarden en pony’s, verdeeld over 10 dagen. Een dergelijke grote wedstrijd organiseren vraagt een hoop voorbereidingen. Alexander Kamp (Bokker AlexAuto) en Romar Monfils zijn beiden bestuurslid bij de Almelose Ruiterdagen, en waren bereid om te vertellen over wat er allemaal bij komt kijken bij de organisatie van zo’n concours.
Kunt u in het kort uitleggen wat de Almelose Ruiterdagen zijn en hoe deze ooit ontstaan zijn?
De Almelose Ruiterdagen (ARD) is het grootste concours van Nederland, als we het hebben over het aantal deelnemers en starts. Elke editie bestaat uit 10 dagen vol paardensport, 3 dagen pony’s en 7 dagen paarden. Best veel werk om dit elk jaar weer te organiseren. De ARD bestaan uit een tweetal regionale wedstrijden, georganiseerd door Stichting Organisatie Almelose Ruiterdagen, in samenwerking met de lokale KNHS vereniging PC & LR De Looleeruiters uit Almelo. De Almelose Ruiterdagen zijn ooit opgericht om de manege van “De Looleeruiters” te onderhouden en verbeteren. Dit gratis te bezoeken evenement, gericht op de breedtesport, bestaat uit een ponyweekend met aansluitend een paardenweek, trekt een landelijk deelnemersveld en wordt al sinds 1967 gehouden. In 2025 zal de 57ste editie gaan plaatsvinden. Het evenement heeft als doel om de paardensport – zowel de vereniging als faciliteiten op het Twents Hippisch Centrum Almelo – in stand te houden. Naast de wedstrijden biedt de organisatie ook overnachting aan, van ruiter en paard, nabij het evenemententerrein.
Wat de Ruiterdagen bijzonder maakt: men kan gedurende een aantal dagen veel rubrieken (en hopelijk ook winstpunten bij elkaar) rijden. Dagelijks worden 2 rubrieken/proeven aangeboden. Ook de gezelligheid en Almelose nuchterheid vormen voor velen een reden om jaarlijks terug te komen.
Voor meer informatie over de historie van de ARD kun je terecht op onze website: geschiedenis - Almelose Ruiterdagen.
Welke disciplines, rubrieken en klassen worden er verreden op de Almelose Ruiterdagen?
Er worden spring- en dressuurrubrieken uitgeschreven, verreden in de klassen 50 t/m 120cm en B t/m Z2 (Pony’s) en 70 t/m 140cm en B t/m ZZ-L (Paarden). Sinds vorig jaar zijn wij ook gestart met KNHS Bixie & Friends dressuur. Voor 2025 wordt deze voor zowel springen als dressuur uitgeschreven.
Wanneer beginnen jullie met de eerste voorbereidingen, zoals het prikken van een datum, het uitschrijven van de rubrieken en het openen van de inschrijvingen?
De eerste voorbereidingen beginnen, hoe gek het ook klinkt, ongeveer 3 weken na de vorige editie. Meestal gebeurt dit als de evaluatie van het afgelopen jaar heeft plaatsgevonden. Sommige ‘vers in het geheugen liggende zaken’ worden benoemd en genoteerd voor verwerking in de diverse commissies. Elke woensdagavond komt een deel van de organisatie, onderverdeeld in circa 15 commissies/overleggroepen bij elkaar om te werken aan de volgende editie. Elke eerste woensdagavond van de maand is een grote vergadering, waarin geïnteresseerden worden bijgepraat over wat zoal bereikt is en zou willen worden.
De datum van de Almelose Ruiterdagen is meestal halverwege juni van dat jaar. Aangezien de stalruiters hun paarden willen trainen, wordt soms naar de internationale kalender gekeken (zoals CHIO Rotterdam en ook bij het gestopte CSI Twente). Omdat de Ruiterdagen een regionale wedstrijd zijn, moet overeenstemming worden gezocht met de andere verenigingen in dezelfde KNHS Kring, in dit geval Reggedal. Pas na het vaststellen van de ‘outdoorkalender’ (dit gebeurt jaarlijks rond medio november) is de datum definitief.
Het wedstrijdsecretariaat streeft naar een levendig programma, waarbij aangetekend wordt dat het ponyweekend sowieso al hectisch is vanwege het hoge aantal starts. Bij de paardenweek kan meer worden gekeken naar de behoeften van deelnemers. De door hen gegeven feedback is zeer waardevol! Mede daardoor kiest men ook voor wat meer variatie in wedstrijdtypen. Zelfs het huren van ‘afwijkend’ hindernismateriaal is iets dat op de planning staat. Immers springt iedereen over hetzelfde, dus iets anders kan ook als meerwaarde worden gezien.
De inschrijvingen openen op 1 april om 8:00 uur en gaan met een eigen inschrijfprogramma. Hiermee bieden wij deelnemers een gelijke kans om – naast hun deelname – ook direct de stalhuur en campingreserveringen te regelen. Daar wordt massaal gebruik van gemaakt: in de eerste 5 minuten worden ruim 2000 inschrijvingen verwerkt.
Omdat de ARD elk jaar wil verbeteren, heel veel vrijwilligers en taakvelden kent, te maken heeft met diverse regelgevingen van gemeentes en overheden en te maken heeft met vele leveranciers, besteden we veel aandacht aan de voorbereiding. Een kleine greep uit de voorbereiding van de ARD:
| Augustus: | - Evalueren met alle betrokkenen |
| Augustus/september: | - Uitwerken evaluatie in diverse hoofdonderwerpen en brainstormen |
| Oktober: | - Hoofdonderwerpen vanuit evaluatie vertalen naar een actiepuntenlijst - Evaluatie met de diverse autoriteiten (gemeente, veiligheidsregio) |
| November: | - Start met maken nieuwe sponsorfolder en zoeken naar nieuwe sponsoren. |
| December: | - Start maken nieuw veiligheidsplan |
| Januari: | - Maken nieuwe tekeningen van het terrein tbv veiligheidsplan - Eerste bijeenkomst PR-commissie tbv plan marketing |
| Februari: | - Gesprekken met veiligheidsregio tbv advies - Uitwerken plan marketing met PR-Commissie |
| Maart: | - Start marketing tbv werven deelnemers - Indienen vergunningsaanvraag - Gesprekken met leveranciers, standhouders, etc. |
| April: | - 1 april 08:00 uur start inschrijving - Verwerken deelnemersgegevens |
| Mei: | - Start aanzoeken vrijwilligers voor de diverse disciplines - Bestellen van voorraden - Start opbouw van het terrein |
| Juni: | - Afmaken opbouw van het terrein - Start ARD |
Wanneer beginnen jullie met de voorbereidingen op de locatie? Wat komt daar allemaal bij kijken voordat de terreinen klaar zijn voor de wedstrijden?
We beginnen met de opbouw van het evenement ongeveer 5 weken voor de start van de ARD. Dit gebeurt allemaal door vrijwilligers en dus meestal in de avonduren en weekenden. Er is een groep met vrijwilligers die ieder jaar 2 á 3 weken verlof opneemt om voor de tijd en tijdens de Ruiterdagen fulltime beschikbaar te zijn, geheel belangeloos.
Het Twents Hippisch Centrum Almelo is een wedstrijdterrein met permanente faciliteiten. Naast de eigen ‘kleine’ wedstrijden wordt jaarrond onderhoud verricht door de technische commissie en kluscommissie. We starten ongeveer 3 weken voor aanvang met de aankleding van het terrein.
Hoeveel ruiters en paarden verwachten jullie tijdens dit evenement? Wat moet er allemaal voor hen geregeld worden qua faciliteiten?
Speciaal voor de ARD worden er elk jaar 4 stallententen geplaatst en worden de beide binnenmaneges gevuld met paardenstallen. Deze worden speciaal opgebouwd in de week voor de Ruiterdagen. We hebben het dan over totaal 220 - 240 stallen. Tijdens de Ruiterdagen verwachten we 500+ pony en- 1200+ paardencombinaties.
Daarnaast zijn er 2 grote horecatenten waar onze gasten kunnen genieten van de paardensport, prijsuitreikingen plaatsvinden en waar er regelmatig randprogramma-activiteiten plaatsvinden.
Ook zijn er tijdens de ARD 2 campings, 1 in eigen beheer en 1 in het beheer van de Scoutinggroep J.F. Kennedy.
De gemeente Almelo heeft langs de invalswegen van Almelo bewegwijzering aangebracht om bezoekers/deelnemers naar de juiste locatie te geleiden. Verkeersregelaars regelen de verkeersstroom en toegang tot de terreinen.
Vooral op de warme dagen is er behoefte aan extra water-/afspuitpunten en koeling. Als opgeschaald moet worden, dan gebeurt dit in samenspraak met Vitens (drinkwaterbedrijf) en Brandweer Almelo (voor bijvoorbeeld koelen van de vaste hallen).
Al deze deelnemers en paarden zijn bij ons om een goede tijd te hebben, de organisatie doet er alles aan om dit voor hen te realiseren.
Hoe wordt de volgorde op de startlijsten bepaald? Hoe hou je rekening met ruiters die bijvoorbeeld meerdere paarden of pony's uitbrengen?
Het wedstrijdsecretariaat maakt voorafgaand een conceptplanning wanneer en hoeveel deelnamen gewenst zijn voor een in te schrijven rubriek, rekening houdend met uitloop, baanonderhoud, enzovoorts. Bij de dressuur – waar men 6 ringen tegelijkertijd kan onderbrengen – komt het geregeld voor dat ‘anders’ wordt ingeschreven. De rubrieken worden zoveel mogelijk ingepast, verschoven naar andere ringen/tijden, of worden opgesplitst om niet te lang te duren. Doorgaans is de volgorde op de lijst meestal op basis van inschrijving. Als deelnemers meerdere deelnamen hebben (en dat gebeurt best vaak bij het springen), dan worden deze verdeeld over de rubriek. Deelnemers kunnen bij hun inschrijving ook een opmerking plaatsen om na iemand te starten. Bij de pony’s wordt hier vaak gebruik van gemaakt.
Hoeveel bezoekers verwachten jullie tijdens de Almelose Ruiterdagen? Welke faciliteiten hebben jullie voor hen?
Dit is erg moeilijk om in te schatten omdat we een vrij-toegankelijk evenement zijn. De meeste schattingen liggen tussen de 30.000 en 50.000 bezoekers, verdeeld over 10 dagen. Voor deelnemers en bezoekers zijn er – naast onze horeca, belegde broodjes, ijs- en eettenten – ook standhouders die producten verkopen, uiteenlopend van mode tot aan diervoeders.
Hoe verloopt alles tijdens de wedstrijden? Hoe worden bijvoorbeeld de scores berekend en verzameld, en hoe worden de uitslagenlijsten opgesteld?
Digitale startlijst- en uitslagverwerking wordt al jarenlang toegepast met behulp van eigen applicaties, waarin meerdere medewerkers tegelijkertijd kunnen samenwerken. In de jaren ‘90 met DBASE, en later Microsoft Access met invoerschermen. In 2004 zijn de deelnemer-informatieschermen en internetpublicatie met zoekfunctie aangekoppeld, zodat het ‘startlijsten per post versturen’ overbodig was geworden.
Sinds 2022 is een eigen inschrijfprogramma gekoppeld, waardoor niet meer handmatig alle gegevens/inschrijvingen ingevoerd hoeven te worden. Combinatienummers worden via Concours 3.5 verrijkt. Belemmering daarbij is dat niet alle (last minute) gegevens beschikbaar zijn, want de KNHS heeft geen koppeling beschikbaar voor actuele gegevens. Dat zorgt voor problemen bij met name stalruiters in de paardenweek, die startpassen voor combinaties laat aanvragen.
In datzelfde inschrijfprogramma worden ook de reserveringen voor stalhuur en camping bijgehouden, evenals de financiën. Hierdoor heeft een deelnemer direct zicht op wat is gereserveerd, hoeveel het kost, enzovoorts.
Bij de dressuur worden de protocollen nog steeds op papier geprint, beschreven en opgehaald, waarna deze door de telkamer worden nagerekend en ingevoerd. Deelnemers kunnen deze na afloop ophalen – iets wat nog steeds graag wordt gedaan. Bij het springen zijn een aantal invoerformulieren waarbij voor elke wedstrijdvorm aparte formules gelden, waarop dan weer wordt gesorteerd, enzovoorts.
In de horecatenten hangen informatieschermen die actuele rubriekinformatie tonen. Op internet worden deze meerdere keren per dag bijgewerkt. Het Bixie & Friends-deel is een kleinschalig, afgekaderd deel en wordt via Concours 3.5 beheerd.
Hoe zorgen jullie ervoor dat tijdens de wedstrijden alles en iedereen op de juiste plek komt?
Het organiseren en beheren van alle vrijwilligers is elk jaar weer een megaklus. De Almelose Ruiterdagen hebben een vrijwilligerscoördinator die, zowel in de voorbereiding als tijdens het evenement, constant bezig is om dit in goede banen te leiden. Alle werkzaamheden zijn onderverdeeld bij commissies, die een eigen planning voor wat betreft de vrijwilligers bijhoudt. Aan het hoofd van elke commissie staat een bestuurslid/commissiehoofd dat hierover overzicht houdt en bijstuurt waar nodig.
Een goede voorbereiding is het halve werk, ook voor de ruiters. Daarom geven wij voor het derde jaar op rij een Ridersbook uit, waarin diverse praktische informatie staat. Naast actuele deelname-informatie (waar je met een zoekfunctie eenvoudig je deelnamen op een rijtje zet) is communicatie key: de ringmeester roept je naam om, je bevestigt jouw aanwezigheid…
Hoeveel medewerkers/vrijwilligers hebben jullie tijdens de wedstrijddagen rondlopen om alles in goede banen te leiden? Wat zijn de taken van deze mensen?
Het bestuur van de Almelose Ruiterdagen bestaat uit 9 personen, met elk zijn eigen takenpakket en verantwoordelijkheden. Daaromheen is er een vaste organisatie van ongeveer 20 personen, vanaf september, bezig met het organiseren van de Almelose Ruiterdagen. Elke wedstrijddag zijn er tussen de 150 en 200 vrijwilligers op ons terrein te vinden om alles in goede banen te leiden. Zij worden tijdens hun dienst qua eten en drinken voorzien door de organisatie. Met gemiddeld 8 á 9 euro kosten per vrijwilliger per dienst is er redelijk uit te rekenen welke kosten dit met zich meebrengt.
Er zijn heel veel vrijwilligerstaken bij ons te doen, een kleine greep hieruit:
- parkeerbeheer
- omroep
- schrijven
- techniek
- horeca
- parcourshulp
- secretariaat
- juryontvangst
- terreinen
- veiligheid
- verkeersregelaar
- organisatie
- bestuur
Hoeveel sponsoren hebben jullie en hoe makkelijk is het nog om deze te werven? Wat hebben jullie sponsoren van de Almelose Ruiterdagen te bieden?
We hebben ongeveer 125 sponsoren om de Almelose Ruiterdagen mogelijk te maken. Zonder deze sponsoren is het ook echt onmogelijk om dit evenement te organiseren. We hebben een sponsorcommissie van ongeveer 10 vrijwilligers die het jaar rond bezig zijn met het behouden van huidige sponsoren en het werven van nieuwe. Een monsterklus, elk jaar weer. We hebben diverse mogelijkheden voor sponsoren om ons te ondersteunen, van kleine tot grote sponsoren. We hebben diverse mogelijkheden voor sponsoruitingen: spandoeken, vlaggen, borden langs de ring, naamgeving aan rubrieken, groot LED-scherm, bedrukking op shirts, et cetera. Natuurlijk houden wij elke editie ook een VIP-avond.
Het is geen geheim dat de paardensport het moeilijk heeft, door schandalen in de media en oproepen van dierenrechtenactivisten. Ook kwam recent het nieuws naar buiten dat CSI Twente ermee is gestopt. Wat merken jullie van deze ontwikkelingen?
Wij zien en horen om ons heen inderdaad veel verhalen. Als Almelose Ruiterdagen willen wij echter de positieve kant van de sport benadrukken. Wij vinden het erg belangrijk dat de ruiters en amazones op een positieve manier omgaan met hun paard en/of pony. Mede daarom organiseren wij elk jaar de Happy Athlete Prijs, een rubriek waarbij de volgende vier criteria door de jury wordt beoordeeld:
- er is sprake van een goede samenwerking tussen ruiter en paard (harmonie)
- de combinatie geeft een ontspannen en ongedwongen indruk
- het paard is meewerkend
- de ruiter toont een positieve houding richting het paard en de omgeving
Extra informatie hierover kun je vinden op onze site: Happy Athlete Prijs - Almelose Ruiterdagen.
Voor ons komt het ‘gevaar’ ook met name vanuit een aantal andere hoeken. Doordat wij geen entree heffen, zullen wij het –naast inkomsten uit de wedstrijden– van de baromzet moeten hebben. Regelgeving, inspelen op extremere weersomstandigheden en als maar oplopende kosten maken het plaatje ‘niet leuker’ en daardoor blijft het creatief zoeken naar opties om het evenement betaalbaar te houden.
Daarnaast wordt onze ‘vaste kern’ ook steeds ouder, opvolging voor deze verantwoordelijke taken staat niet zo 1-2-3 klaar…
Als aanvulling laten de heren nog weten: als organisatie van de Almelose Ruiterdagen zijn wij eigenlijk best trots op wat wij, elk jaar weer, met een grote groep vrijwilligers voor elkaar weten te krijgen. Misschien is de organisatie wel meer een grote vriendengroep met een gezamenlijke passie, dan een organisatie te noemen. Het leuke is ook dat er heel veel verschillende mensen actief zijn bij dit evenement, van 12 t/m 85 jaar oud.
Die passie en vriendschap is denk ik ook wel de kracht van ons, elk jaar wordt er weer meer van de organisatie verwacht als het gaat om regelgeving en modernisering. Dit doen we graag, met een enorme wil om elke editie weer een beetje beter te maken dan de vorige. Doen wij alles goed? Vast niet. Doen wij ons uiterste best? Zeker weten.
We zijn ons er heel erg bewust van dat onze gasten bij ons komen voor een soort van paardenvakantie. Wij vinden het erg leuk om elke editie weer bekende en nieuwe gezichten te mogen ontmoeten op ons evenement, en dan het liefst met een grote glimlach op het gezicht. Natuurlijk bij hen, maar óók bij onszelf.
