Bokt.nl

**Geplaatst door de TopicStarter** : 30-05-25 22:06

KNHS wedstrijd organiseren

Geplaatst door de TopicStarter : 30-05-25 22:06

Beste bokt’ers!

Ik heb zitten zoeken maar kan nog niet echt iets specifieks vinden, ik wil namelijk een KNHS wedstrijd organiseren. De accommodatie waar het georganiseerd wordt is al bekend met wedstrijden (eens per maand dressuur KNHS, en in het verleden ook springwedstrijden). Ik alleen niet

In mijn hoofd heb ik het idee om een weekend te organiseren, dit zodat je ook mooie overall prijzen kan maken. Nu vind ik het lastig hoe dit vorm te geven, ik wil natuurlijk ook mooi draaiboek schrijven hiervoor.
Vandaar dit bericht, waar moet ik aan denken in de begin stappen van het organiseren? En verder…
Ik snap dat er gedacht moet worden aan parkeervrijwilliger, kantine open, secretariaat en evt ringmeester.

Ik heb al iemand die evt met een standje custom wedstrijdartikelen aanbiedt, en zou het leuk vinden meer van zulke ondernemers op het terrein te hebben. Wel zit deze customondernemen in een hogere prijsklasse.

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen, en alvast super bedankt voor het meedenken!!

De accomodatie: 20x60 binnen en buiten baan, longeer mogelijkheden, ruime parkeergelegenheid, binnen kantine met daarnaast een ruime buiten terras
Zouden eventueel mogelijkheden zijn om paard te stallen tijdens weekend maar dit gaat dan om een minimaal aantal paarden…

**Geplaatst**: 30-05-25 22:13

Geplaatst: 30-05-25 22:13

Dan kun je denk ik het best hier beginnen met inlezen: https://www.knhs.nl/onze-sportaanbieders/organiseren

**Geplaatst**: 30-05-25 22:15

Geplaatst: 30-05-25 22:15

Het begint bij de kring waar je onder valt. Vaak wordt in het najaar de agenda bepaalt voor de zomer daarna en in het voorjaar wordt de agenda gemaakt voor het komende indoorseizoen. Daar bepaal je de datum en of je pony’s of paarden doet en springen of dressuur. Als ie in de kring wordt goedgekeurd wordt de datum meegenomen naar de regio en wordt daar een agenda gemaakt regio breed. Als die is goedgekeurd kun je een vraagprogramma aan gaan maken in mijnknhs maar dan moet je daar wel via een organisatieportaal van een vereniging bij kunnen. Dan begint pas het echte organiseren. Eerst een globale dagindeling maken, hoeveel starts per rubriek en binnen welke tijden. Als je dat hebt kun je juryleden benaderen, vraag meteen of ze zelf schrijvers meenemen.
Bij het aanmaken van een vraagprogramma bepaal je ook de inschrijfdatums, inschrijven gaat redelijk vanzelf. Dan moet je concours3.5 downloaden en via de rijvereniging een licentie aanvragen, dan is ie gratis. Die inschrijvingen kun je makkelijk verwerken in dat programma. Dan moet je vrijwilligers hebben, is het outdoor zorg dan voor een ringmeester, extra hulp op secretariaat, maar sowieso schrijvers eventuele protocolrunners, parcoursbouwers. Zo gaat de dag zich vormgeven. Parkeerwachters zijn niet altijd nodig, als het een bekende locatie is en niet mega groot met 8 dressuurringen en 2 springringen dan ben je die niet nodig.
Ik weet niet in welke omgeving je zit maar anders kan ik je helpen. Ik zit in Overijssel.

**Geplaatst**: 30-05-25 22:56

Re: KNHS wedstrijd organiseren

Geplaatst: 30-05-25 22:56

In dit topic staan veel tips en tricks: [VMR] Mede wedstrijdsecetariaten

**Geplaatst**: 30-05-25 23:15

Geplaatst: 30-05-25 23:15

En verstandig om eens mee te draaien, helpen op bestaande secretariaat. Als eerst.

**Geplaatst**: 31-05-25 08:50

Re: KNHS wedstrijd organiseren

Geplaatst: 31-05-25 08:50

Denk dat je, zeker voor een weekend, jij je erg veel werk op de hals haalt. Zeker als je dit in je eentje wil doen. Heb zelf redelijk veel ervaring, ook met wat grotere wedstrijden. Je mag me altijd een pb doen. Maar denk dat beginnen met een kleine wedstrijd met niet teveel ringen beter is. Of meekijken/helpen bij een andere wedstrijd zeker beter is. En waarom wil je dit doen? Vooral het regelen van veel vrijwilligers is erg belangrijk

**Geplaatst**: 31-05-25 09:14

Geplaatst: 31-05-25 09:14

Bonnelover schreef:
Denk dat je, zeker voor een weekend, jij je erg veel werk op de hals haalt. Zeker als je dit in je eentje wil doen. Heb zelf redelijk veel ervaring, ook met wat grotere wedstrijden. Je mag me altijd een pb doen. Maar denk dat beginnen met een kleine wedstrijd met niet teveel ringen beter is. Of meekijken/helpen bij een andere wedstrijd zeker beter is. En waarom wil je dit doen? Vooral het regelen van veel vrijwilligers is erg belangrijk

Ik denk ook vooral net als Bonnelover: waarom wil je dit?

Ik heb er helemaal geen ervaring mee alleen dat ik als ruiter wel eens op wedstrijden kom en wel eens vrijwilliger ben geweest maar volgens mij is het echt een hele berg werk.

**Geplaatst**: 31-05-25 09:19

Geplaatst: 31-05-25 09:19

Het is onwijs gaaf om iets te bedenken en dat te kunnen organiseren. Maar niet in je eentje en zeker niet zoiets groots als je geen ervaring hebt in het organiseren of draaien van een wedstrijd.
Wat zegt de vereniging van die accommodatie er van? Want die heb je dus wel nodig en dan heb je meteen ook hulp van mensen die er wel ervaring mee hebben. En de connecties die je nodig hebt.

Als je bijvoorbeeld speciale prijzen wilt doen heb je ook sponsoren nodig. Ik weet niet wat voor prijzen je bijvoorbeeld aan wilt bieden, maar als dat wat extra's is zal je dus ook sponsoren nodig hebben om dat te kunnen betalen. Dat zijn namelijk wel de leuke dingen inderdaad. Wij hebben elk jaar 2 meerdaagse wedstrijden met normale prijzen, dagprijzen en overall prijzen. Die extra prijzen worden gesponsord waardoor we voor dagprijs voor elke klasse een extra prijs hebben en voor degene over de dagen en dan bijvoorbeeld 3 proeven de beste plaatsingen behaald heeft. Soms is de dagprijs een aantal foto's van de fotograaf, maar meestal is het een sponsor dekje. Het 'leukste' wat ik gewonnen heb waren speciale therapie transportbeschermers, want de dekjes gebruik ik minder vaak door de reclame. De overall prijzen zijn hier eigenlijk altijd dekens en soms wat extra's erbij. Heb ook al eens 5 aquatraining sessies gewonnen naast dekjes en dekens. En de normale prijzen per proef zijn dan geldprijzen die hoger liggen als bij de normale wedstrijden.
Het nadeel is wel dat we vroeger makkelijk 3 dagen vol kregen en een wachtlijst hadden en tegenwoordig is het niet meer zo vol. Er zijn heel erg veel wedstrijden. Door de accommodatie kom je toch al in de knoop dat je een stuk minder mensen kan laten starten, dus ook minder inkomsten hebt.

Stands zijn heel leuk, maar zal heel wisselend zijn of die ondernemers er echt profijt van hebben op een wedstrijd. Dat ligt er ook aan waar ze staan, wat voor weer het is en noem maar op. Als ze buiten staan en het is slecht weer gaan mensen niet op hun gemak rondkijken en gaan ze sowieso sneller weg. Met goed weer komen mensen wel kijken en blijven makkelijker hangen.
Wij hebben dus altijd een stand van een fotograaf die iedereen in 1 van de 2 ringen op de foto zet en waarvan je de foto's dus dezelfde dag kan bekijken en bestellen. Dat is wel altijd een succes.

Minimaal aantal stallen kan je niet van te voren zeggen. Je moet het of aanbieden of niet. Maar meestal willen mensen pas echt ergens overnachten als het een speciale wedstrijd is en vaak betekent dat ook dat die wedstrijd een goede reputatie heeft. Dus je moet ervoor kiezen of stalling aan te bieden of niet. Want stel je hebt 3 mensen die wel stal willen hebben, maar je hebt er minimaal 5 nodig. Ga je die mensen dan na de sluitingsdatum vertellen dat ze de stal die ze 'besteld' hebben niet kunnen krijgen? Waardoor zij eigenlijk niet meer af kunnen melden zonder startgeld te betalen?

Mijn advies, ga eerst met de vereniging zitten. Die hebben al zoveel kennis en informatie en moeten het natuurlijk ten eerste al willen.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 31-05-25 10:58

Geplaatst door de TopicStarter : 31-05-25 10:58

Dank voor jullie tips en tricks, ik zelf heb wel ervaring in wedstrijden etc maar niet het organiseren van een compleet nieuwe wedstrijd. De accommodatie zelf organiseert maandelijks maar dat zijn geen weekenden. Vandaar mijn vraag waar moet ik allemaal aan denken.
Sponsoren zitten wel goed, zelf ben ik fotograaf dus heb een best grote kring.
Ook weet ik dat het een hele berg werk is, en dat vind ik juist leuk om uit te pluizen en een goed plan bij op te stellen. En een beetje de gedachte ‘iemand moet het doen’, en hoe leuk als dat gelijk knallende wedstrijden zijn met meer dan alleen de proeven

Verder is er ook helemaal niet de mogelijkheid om meer dan 1 wedstrijdbaan te realiseren, dus of binnen inrijden en buiten wedstrijd, of andersom.
Ik wil graag meer bekendheid voor de vereniging krijgen door mooiere wedstrijden neer te zetten.
Qua stalling is het juist dat we maar mogelijkheid zouden hebben om een stuk of 5/6 paarden maximaal te stallen. Dus we hebben maar een minimaal aantal stallen beschikbaar

In ieder geval dank voor het meedenken tot nu toe, ik ga al jullie inbreng vanavond eens op een rijtje zetten

**Geplaatst**: 31-05-25 11:09

Re: KNHS wedstrijd organiseren

Geplaatst: 31-05-25 11:09

Ah dat verklaart al veel meer en klinkt als echt een mooi idee.

Ik kan je verder niet echt helpen maar krijg zo vanuit je laatste post het gevoel dat het met wat hulp her en der vast goed gaat komen. Heel veel succes! Leuk dat je je daarvoor in wil zetten.

**Geplaatst**: 31-05-25 11:18

Geplaatst: 31-05-25 11:18

De accommodatie organiseert niks, dat is de vereniging.

En die heb je nodig om iets te kunnen en mogen organiseren en dat is dus je 1e stap, met het bestuur om tafel gaan wat je idee is. Dan kan je meteen te horen krijgen wat zij allemaal al hebben en kan je dat gaan uitbouwen.
Een weekend is in wezen niet heel anders als 1 dag, alleen meer werk. Het grootste zit dus in de extra prijzen en sponsoren krijgen. Want ook al heb je een grote kring, ze ook laten sponsoren is niet altijd even makkelijk. Wie weet hebben ze bij de vereniging al bedrijven die willen sponsoren. Verder is het alleen meer juryleden vinden en genoeg deelnemers en vrijwilligers.

Maar met de vereniging gaan zitten is echt stap 1. Zowel of ze het überhaupt zien zitten, als een datum plannen en alle informatie over het organiseren. Dat hoef je niet allemaal zelf te weten, zij hebben er al ervaring mee. Dan is het alleen een kwestie van bedenken wat iets voor jou een mooie wedstrijd maakt.

De accommodatie maakt dat je minder deelnemers kan laten starten en dus ook minder inkomsten hebt. Daar moet je qua prijzen dus ook rekening mee houden. En stalling huren is voor de meeste niet zo aantrekkelijk, veel mensen gaan niet ver reizen voor een wedstrijd, tenzij het echt hele speciale wedstrijden zijn. Maar 'gewoon' een weekend heb je in het outdoorseizoen op heel veel plekken.

**Geplaatst**: 31-05-25 12:38

Re: KNHS wedstrijd organiseren

Geplaatst: 31-05-25 12:38

Als er op de accomodatie al regelmatig wedstrijden worden georganiseerd, zou ik met die wedstrijd commissie in gesprek gaan. Wellicht kun je samen met hun de wedstrijd die je voor ogen hebt organiseren.
Voor zover ik weet zijn de wedstrijddata voor het komende indoor seizoen al vastgesteld.

**Geplaatst**: 31-05-25 13:03

Geplaatst: 31-05-25 13:03

Bonnelover schreef:
Denk dat je, zeker voor een weekend, jij je erg veel werk op de hals haalt. Zeker als je dit in je eentje wil doen. Heb zelf redelijk veel ervaring, ook met wat grotere wedstrijden. Je mag me altijd een pb doen. Maar denk dat beginnen met een kleine wedstrijd met niet teveel ringen beter is. Of meekijken/helpen bij een andere wedstrijd zeker beter is. En waarom wil je dit doen? Vooral het regelen van veel vrijwilligers is erg belangrijk

Er is 1 binnenbaan van 20x60 en 1 buitenbaan van 20x60 staat in de openingspost.
Dan kun je dus maar in 1 ring laten rijden, de andere is om los te rijden, en als je dan ook nog 2 proeven doet dan heb je een kleine rustige wedstrijd.

**Geplaatst**: 31-05-25 22:58

Re: KNHS wedstrijd organiseren

Geplaatst: 31-05-25 22:58

Op onze vereniging organiseer ik met een groepje dames de dressuur wedstrijden . Ik maak de agenda voor het seizoen, ga naar de Kringvergadering om de kalender vast te stellen en voer dat in bij t KNHS systeem. 2 andere dames benaderen de juryleden en de rest bemand tijdens de wedstrijden het secretariaat. Dat laatste doe ik zelf ook maar wij werken wat wij noemen secretariaat diensten. Iedereen doet een deel zodat we zelf ook kunnen starten en het op de wedstrijddagen zelf voor ons ook niet teveel is( allemaal hebben we paarden en een gezin).
Wij beginnen vrijdagmiddag rond 13:30 met Z dressuur en eventueel nog wat B t/m M2 en vanaf 18u B t/m M2 . Op zaterdag beginnen we ook weer met Z en vullen we dat eventueel aan met B T/m M2 en in de middag B/L en M . In de wintermaanden hebben we op zaterdag vaak 3 juryleden/tijdsvakken en in de zomermaanden 2. Wij hebben enkel een hele grote binnenbak (108x28) waar dus 1 ring in ligt. Zo is het lekker overzichtelijk en maken we er een gemoedelijke gezellige wedstrijd van.
Wij werken meer met tijdsvakken waar de betreffende jury dus wel wat verschillende proeven door elkaar jureert, we werken bijvoorbeeld dus niet eerst t alle Z1 af dan Z2 en dan ZZL. Maar dat start door elkaar. Zo hebben de deelnemers gelegenheid om te starten op de tijd die hen het beste uitkomt en de Z ruiters kunnen in hetzelfde tijdsvak nog hun jonge paarden starten zodat ze er niet teveel tijd aan kwijt zijn. Doordat deelnemers ondertussen wel weten dat er veel mogelijk is en als ze dat netjes aangeven/overleggen bijna altijd ook wel kan is er een rustige sfeer.
Aan het begin dacht ik wel eens dat het niet goed zou komen met de indeling maar dat is in de afgelopen 4 jaar altijd wel gelukt. Altijd wel mensen die juist vroeg of laat willen.
Heel veel succes, het is veel maar ook echt leuk werk!