Bokt.nl

**Geplaatst door de TopicStarter** : 31-08-20 13:00

Hectische baan; time management

Geplaatst door de TopicStarter : 31-08-20 13:00

Hi allemaal,

ik heb een hele hectische baan in een internationale sector. Mijn functie bestond nog niet voordat ik kwam dus het is nog even zoeken soms binnen mijn taken. Ik werk hier nu 9 maanden. Het werk groeit me langzamerhand wat boven het hoofd en ik heb het gevoel dat ik met regelmaat achter de feitwn aanloop. Erg vervelend. Leidinggevende weet dit en geeft aan dit ook wel eens te ervaren/ervaren te hebben.

Ik word vooral erg afgeleid door zeer acute zaken in de mail die ik dan af moet handelen waardoor ik vaak achter ga lopen met mijn hoofdtaken. Als ik besluiten mijn mail even te negeren zodat ik me kan concentreren op mijn hoofdtaken (zijn prio 1) dan gaat er nogal eens iets mis omdat mensen er blijkbaar vanuit gaan dat dingen gebeuren als ze ze gemaild hebben, terwijl ik helemaal niet gereageerd heb!

Zijn er mensen die dit in hun baan herkennen en hoe gaan jullie hiermee om? Ik ben op zoek naar tips.
Ik merk dat de stress op gaat lopen en ik met minder plezier naar mijn werk ga. Ik heb het inmiddels ook nog eens bij mijn lg neergelegd en gevraagd om een gesprek te plannen.

**Geplaatst**: 31-08-20 13:03

Geplaatst: 31-08-20 13:03

Heel herkenbaar! Jouw idee om de mail te reduceren is erg goed! Ga er op over max 2 keer per dag je email te controleren maar zorg er wel voor dat je collega's weten dat ze voor zeer dringende zaken jou moeten bellen of even langs moeten gaan. En dwing dit ook af, eventueel in overleg met je chef, anders heeft het geen zin. Verwachtingsmanagement is heel belangrijk, voed je collega's als het ware op! Dat heeft overigens als bijkomend effect dat ze zich meer zullen realiseren dat zaken heel vaak ineens niet zo dringend zijn en die (kleine) extra moeite niet waard.

Verder vooral goed opletten! Burnout ligt sneller op de loer dan je denkt en daar weer van terug komen is zwaar klote en ook nog eens tijdrovend.

**Geplaatst**: 31-08-20 13:05

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst: 31-08-20 13:05

Indien mogelijk een automatisch antwoord op de mailtjes dat je er tussen 15 en 17 uur op terug komt.
Hebben ze antwoord en krijg je geen gedram .

**Geplaatst**: 31-08-20 13:07

Geplaatst: 31-08-20 13:07

Zou het een mogelijkheid zijn om een out of office aan te doen op bepaalde tijden? Dat je bijvoorbeeld in de ochtend rustig kunt werken aan prio klussen en iedereen die mailt een bericht krijgt met 'Dank voor de mail, e-mails worden na 14:00 uur in behandeling genomen. Als de werkzaamheden afgerond zijn, dan ontvangt u een bericht. Bij spoed graag een bericht op telefoonnummer: xxxxxxx'

Mocht het geen spoed zijn, dan gewoon de mensen opvoeden en melden dat het geen spoed is in jou ogen (overleg ook met je leidinggevende wat wel/niet spoed is) en dat het na 14:00 wordt opgepakt.

Wij hebben genoeg afdelingen die alleen maar op bepaalde tijden telefonische aanwezigheid hebben, voor de medewerkers veel rustiger dan de hele dag door telefoontjes. Het is wel echt even wennen, want je denkt 'wat flauw dat ze niet opnemen', maar na een tijdje ben je daar echt wel aan gewend.

**Geplaatst**: 31-08-20 13:09

Geplaatst: 31-08-20 13:09

Punt 1: stoppen met de email. Dat is echt killing voor je productiviteit. Max 2x per dag een half uur aan je email besteden. Maak dat ook duidelijk aan je collega's. Als er iets echt dringend is kunnen ze bellen of langslopen. Google eens op zero inbox principe voor je email, voor mij werkt dat echt goed.

Wellicht kan HR je helpen met een cursus timemanagement? Je bent vast al bekend met de Eisenhowermatrix? Is er iemand die je kan coachen met het consequent toepassen hiervan.

Is er iemand onder je collega's waarvan je vind dat deze timemanagement goed onder controle heeft, dan kun je deze wellicht om tips vragen?

**Geplaatst**: 31-08-20 13:35

Geplaatst: 31-08-20 13:35

Bovenstaande tips zijn al heel goed!
Ik bekijk mijn mail ongeveer 3 keer per dag. Mail vind ik namelijk geen spoed, bellen wel. Wellicht een out of office een goed idee inderdaad waarin je aangeeft “spoed? Dan graag bellen”

**Geplaatst**: 31-08-20 14:18

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst: 31-08-20 14:18

Ja stop met je mail! Als het echt heel dringend is, dan bellen ze maar. Gewoon 3 keer per dag een half uurtje mail, waarin je echt niet alles hoeft te beantwoorden.
Mijn mailbox is opgebouwd uit:
1. Lezen
(nieuwsbrieven, rapporten, niet dringend)
2. Archief
(mails die ik af gehandeld heb en over moet zetten naar de projectdossiers)
3. Wachten op
(als ik iets uitvraag en daar reactie op verwacht, of iemand anders nog een actie moet uitvoeren)
4. Plannen/actie
(hierin gaat alles waarvoor ik echt iets moet doen en een keer per week maak ik een planning. Op dinsdag voor de week erna.)

om 9, 12 en 17 uur kijk ik mijn mail en zet ik alles in de goede mapjes. Het meeste gaat naar mapje 2 en 4. Waarbij het voor 4 dus geldt dat ik een planning maak om alles uit te voeren. Dus ja, het kan soms een dikke week duren voordat je antwoord hebt, maar dat is eigenlijk nooit erg.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 31-08-20 18:11

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst door de TopicStarter : 31-08-20 18:11

Bedankt voor alle antwoorden! Ik heb er heel veel aan.
Ik ben naar aanleiding er van naar 1 van mijn collega's gestapt met de vraag hoe zij dit doet. Zij heeft mij dit laten zien en een handleiding die zij ooit kreeg toegestuurd. Hier ga ik deze week mee aan de slag.

Ik ben alvast begonnen dppr mijn inbox zo in te stellen dat alle cc mail ook meteen naar een aparte cc box gaat.
Ik ga ook nog maar 2x per dag op een vast tijdstip mijn mail lezen.

In de handleiding die ik toegestuurd kreeg staat hoe ik mijn mail anders in kan delen, eigenlijk exact zoals Amyy uitlegt. Ik hoop dat dat me alvast gaat helpen.

Daarnaast zullen mijn directe collega's toch moeten leren dat er maar 1 ik is en dat ik niet meer kan doen dan dat ik kan. En dat moet ik dan ook verder leren loslaten.

**Geplaatst**: 31-08-20 19:17

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst: 31-08-20 19:17

Ik kijk op twee momenten mijn mail na: eerste taak in de ochtend en eerste taak na de lunchpauze. En dan wil ik telkens max. een uur met mijn mailbox bezig zijn. Iedere mail wordt op dat moment door mij beantwoord zodat de verzender weet dat de mail onder mijn aandacht is gekomen. Maar dat wilt niet altijd zeggen dat het een definitief antwoord is. Korte taken die ik letterlijk in minder dan 5 minuten kan doen, zal ik meteen doen, maar alle andere taken krijgen een reactie á la "bericht goed ontvangen, ik zet het op mijn to do-lijst/ik vraag het na/... en kom er tegen *vul realistische datum in* op terug." En dan markeer/categoriseer ik die mail naargelang prioriteit, hoe lang het voor mij zou duren om de taak te vervolledigen en wat voor soort taak het is (volledig zelf doen, input van anderen nodig, gewoon opvolgen).

Wanneer iets heel dringend is, is telefoon het beste communicatiekanaal. Dat is iets wat algemeen gekend is dus daar hoef jij je niet schuldig om te voelen omdat je denkt een of andere rare eis te stellen. De beller is sneller is niet voor niets een bestaande uitspraak.

Tot slot wil ik ook wel meegeven om eens goed naar je kerntaken te kijken. Een collega van mij had eens hetzelfde probleem en was zo hard bezig met allerlei randopdrachten en mailtjes etc. dat hij meer en meer vastliep met zijn effectieve dagtaken. Uiteindelijk bleek dat het een soort vlucht was omdat zijn dagtaken te veel werden en hij altijd het gevoel had niet 100% erbovenop te zitten. Daarom deed hij maar van die kleine opdrachtjes omdat die wel afgerond en weggestreept konden worden en dat gaf voldoening. Een betere structuur in zijn werkschema en het durven delegeren van taken heeft hem heel erg geholpen.

**Geplaatst**: 31-08-20 22:37

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst: 31-08-20 22:37

Ik ga mee met bovenstaande tips, maar met als aanvulling: kijk waar het misgaat waardoor zulke spoedjes steeds tussendoor komen, en probeer dat (met je leidinggevende) op te lossen. Pak het bij de oorzaak aan ipv de "symptomen"

En verder, pas goed op jezelf! Een burn-out heeft niemand baat bij..

**Geplaatst door de TopicStarter** : 01-09-20 08:06

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst door de TopicStarter : 01-09-20 08:06

Jullie laten me wel nadenken

Dank daarvoor. Ik denk dat ik moeilijk nee kan zeggen. De afspraak is bijv. dat mijn directe collega's (Sales, heren) hun binnengehaalde projecten compleet aanleveren. Ik ben projectleider. Maar bijna altijd gooien ze het incompleet over de schutting waardoor ik veel tijd kwikt ben bij hen alle details boven tafel te halen. Vooral 1 collega is er sterk in. Hij is er door mij, maar ook door anderen, al vaker op aangesproken maar het verandert tot op heden niet. Ik pak het dan toch op omdat ik niet wil dat de klant de dupe wordt. En daar gaat het al niet goed natuurlijk. Het vervelende is dat het ook nog iemand is die anderen van alles de schuld geeft en het nooit bij zichzelf zoekt. Dat trek ik me ook te persoonlijk aan.

**Geplaatst**: 01-09-20 10:36

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst: 01-09-20 10:36

Dit is wel heel herkenbaar, daarnaast hoe hoger het niveau, hoe beroerder ze de zaken voor elkaar hebben en er maar vanuit gaan dat anderen het voor ze regelen.

Het is vooral op te lossen denk ik in de hiërarchie, dus met de leidinggevende van de collega's of eigenaar van het bedrijf. Heldere en duidelijke afspraken maken en ook de consequenties van het gedrag op tafel leggen. Met name eigenaren/hoger management MOET hier op in gaan haken.

Dit krijg je er alleen maar uit als je heel consequent bent. Dus niet in orde? Terug sturen. Op een gegeven moment weten ze dat het gewoon erbij hoort, maar elke keer als je maar weer iets gaat regelen dan pakken ze naast je vinger de hele hand weer mee.

Ik zat als leidinggevende er ook erg mee en heb het toen hiërarchisch opgelost, er kwam een checklist en alles moest in orde zijn voordat mijn collega's ermee aan de slag gingen. Het was een hele lijst en overal moest een vink voor staan, voordat ze het over mochten dragen. Debiteur moest aangemaakt worden, contract moest erbij zijn, betalingsschema, prognose van de uren, budget, etc. etc. Het heeft een paar maanden moeten duren, maar daarna was iedereen er aan gewend. Als er dan iemand het lef had om zich er weer makkelijk vanaf te maken, dan schoof ik direct door naar de director. Klinkt heel zielig, je lost het liever onderling op, maar zo werd het wel werkbaar.

Voordeel was ook dat veel certificeringen hingen aan het proces, dus ze moesten wel. Vergt soms wat creativiteit om de omslag te bereiken, maar als je daar goed in investeert, dan is het het meer dan waard.

**Geplaatst**: 01-09-20 21:04

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst: 01-09-20 21:04

Hey Ts, wat goed dat je hier al zo over nadenkt. dat is de eerste stap.

je hebt al veel tips gekregen voor jezelf (timemanagement)
en je denkt nu verder waar het nog meer vandaan komt erg goed.

ik sluit me gedeeltelijk bij sakura aan. consequent zijn.
stap 1: overleggen met sales wat het proces is / of het proces helder is (oftewel, committent dat ze het compleet aanleveren)
stap 2: iedereen heeft committent gegeven, dan kun je ze er op aan spreken: we hebben het zo afgesproken, dus ik wil dat je dat gaat doen.
stap 3: hij doet het niet, nog een keer duidelijk zijn en aangeven dat je anders het hiërarchisch op gaat lossen
stap 4: nog niet? hiërarchisch oplossen.

lekker makkelijk gezegd. heel veel succes

**Geplaatst**: 01-09-20 21:09

Geplaatst: 01-09-20 21:09

Koekie73 schreef:
Jullie laten me wel nadenken Dank daarvoor. Ik denk dat ik moeilijk nee kan zeggen. De afspraak is bijv. dat mijn directe collega's (Sales, heren) hun binnengehaalde projecten compleet aanleveren. Ik ben projectleider. Maar bijna altijd gooien ze het incompleet over de schutting waardoor ik veel tijd kwikt ben bij hen alle details boven tafel te halen. Vooral 1 collega is er sterk in. Hij is er door mij, maar ook door anderen, al vaker op aangesproken maar het verandert tot op heden niet. Ik pak het dan toch op omdat ik niet wil dat de klant de dupe wordt. En daar gaat het al niet goed natuurlijk. Het vervelende is dat het ook nog iemand is die anderen van alles de schuld geeft en het nooit bij zichzelf zoekt. Dat trek ik me ook te persoonlijk aan.

Eigenlijk zou dan nagegaan moeten worden waarom projecten incompleet aangeleverd worden. Is het omdat ze liever lui dan moe zijn en wel op jou rekenen om het werk te doen of ligt de werkdruk in het algemeen gewoon heel hoog waardoor het bijna onmogelijk wordt om ieder project netjes compleet binnen de tijd af te leveren? Juist omdat het zo vaak en bij meerdere personen voorvalt doet me eigenlijk meer richting het tweede neigen (of laat ons zeggen toch naar de richting dat het een meer algemeen probleem is dat ook zo aangepakt moet worden in plaats van het probleem van één toevallige persoon die de kantjes ervan af rijdt).

**Geplaatst**: 02-09-20 08:59

Geplaatst: 02-09-20 08:59

Ik zeg niet dat het zo is, maar omdat anderen hun planning niet op orde is, ze jou met spoed benaderen, wil niet direct zeggen dat het jouw probleem is.

Ook ik werk in een solistische functie, doe dat voor 3 landen en ik werk niet fulltime. Het is een kwestie van 'opvoeden'. En het een keer in de soep laten lopen. Dat is heel vervelend maar het schept wel duidelijkheid. Wanneer je altijd, ten koste van jezelf, toch anderen gaat redden, blijft men denken: we vragen het haar wel, ze regelt het wel.

Ik kan de boeken 'nooit meer te druk' en 'getting things done' ook aanbevelen.

En zoals zovelen al zeggen: mail niet de hele dag checken. Dus ook de meldingen van nieuwe mails uitzetten. Anders ben je toch even afgeleid en het duurt weer even voor je in je werk zit.

**Geplaatst**: 02-09-20 09:04

Geplaatst: 02-09-20 09:04

Herkenbaar vanuit mijn vorige baan, er was een collega weg gegaan dus ik zou haar werk erbij oppakken tot er een vervanger was. Echter werkte diegene 40 uur en ik 32 uur, daarbij was ik ook zwanger en op het einde zag ik het niet meer zitten.
Ondanks meerdere malen aangeven kwam er geen vervanging (pas 1 week voordat ik met verlof ging). Tijdens mijn verlof heb ik er goed over nagedacht en een andere baan gezocht, dit heeft mij zoveel rust gebracht.

**Geplaatst door de TopicStarter** : 03-09-20 14:16

Geplaatst door de TopicStarter : 03-09-20 14:16

SaskiaB schreef:
Ik zeg niet dat het zo is, maar omdat anderen hun planning niet op orde is, ze jou met spoed benaderen, wil niet direct zeggen dat het jouw probleem is.

Ook ik werk in een solistische functie, doe dat voor 3 landen en ik werk niet fulltime. Het is een kwestie van 'opvoeden'. En het een keer in de soep laten lopen. Dat is heel vervelend maar het schept wel duidelijkheid. Wanneer je altijd, ten koste van jezelf, toch anderen gaat redden, blijft men denken: we vragen het haar wel, ze regelt het wel.

Ik kan de boeken 'nooit meer te druk' en 'getting things done' ook aanbevelen.

En zoals zovelen al zeggen: mail niet de hele dag checken. Dus ook de meldingen van nieuwe mails uitzetten. Anders ben je toch even afgeleid en het duurt weer even voor je in je werk zit.

Het gaat om 1 iemand die het echt bewust doet. Dit is ook iemand die graag de schuld geeft aan anderen en het vooral niet bij zichzelf zoekt. Hij lijkt ook iemand die zich niet makkelijk laat sturen dus nu er een nieuwe directeur is aangewezen ben ik benieuwd hoe dat zal gaan. Ik heb morgen een gesprek met mijn lg maar ik heb het al aangekaart. Dit zal dus zeker 1 van de gespreksonderwerpen zijn.
Het advies van mijn lg intussen is inderdaad opvoeden en het weer terug over de schutting te gooien. Dat heb ik dus gister voor het eerst gedaan. Ben benieuwd

Grappig dat je 'getting things done' noemt. Van 1 van mijn collega's heb ik dus het stappenplan daarvan gekregen, dat ben ik nu aan het implementeren. Lijkt me heel prettig en een mooi begin.

**Geplaatst**: 03-09-20 14:47

Geplaatst: 03-09-20 14:47

Koekie73 schreef:
Jullie laten me wel nadenken Dank daarvoor. Ik denk dat ik moeilijk nee kan zeggen. De afspraak is bijv. dat mijn directe collega's (Sales, heren) hun binnengehaalde projecten compleet aanleveren. Ik ben projectleider. Maar bijna altijd gooien ze het incompleet over de schutting waardoor ik veel tijd kwikt ben bij hen alle details boven tafel te halen. Vooral 1 collega is er sterk in. Hij is er door mij, maar ook door anderen, al vaker op aangesproken maar het verandert tot op heden niet. Ik pak het dan toch op omdat ik niet wil dat de klant de dupe wordt. En daar gaat het al niet goed natuurlijk. Het vervelende is dat het ook nog iemand is die anderen van alles de schuld geeft en het nooit bij zichzelf zoekt. Dat trek ik me ook te persoonlijk aan.

Ik snap je helemaal, maar ik geef je wel mee: begin écht met opvoeden (nee zeggen)! Je bent geen voetveeg. Ik zit nu toevallig in hetzelfde schuitje. Collega moet de deur uit en ontloopt al een week iets wat hij moet doen. Toen geen spoed, nu wel. Nu is het "hey [x], ik moet weg, kan jij het doen?, ik heb er geen tijd voor" Kostte me ook moeite maar ik heb gezegd dat ik eerst mijn eigen werk ga doen en als er tijd over is, ik het oppak. Toen ik net begon met werken deed ik het wel (alles voor iedereen oppakken), maar vervolgens had ik geen tijd meer voor mijn eigen werk. Prioriteiten stellen. Als je geen nee zegt ga je alleen maar meer verzanden uiteindelijk

Dat je klant de dupe wordt is vervelend, maar niet jouw probleem. Jij hebt aangegeven alles compleet te willen ontvangen, als dat niet gebeurt is het heel simpel, return to sender. Doen hoor TS

.
Hard gezegd, niet alleen zeggen (je moet het compleet aanleveren), maar ook doen (in jouw geval zijn werk niet aannemen wanneer incompleet).

**Geplaatst**: 03-09-20 15:14

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst: 03-09-20 15:14

Ts complimenten. je pakt je probleem op!!!!

klinkt lekker makkelijk, maar hoeveel mensen blijven er wel niet in hangen en zeggen: hij moet maar veranderen (moet hij ook, maar dat gebeurd niet vanzelf)

**Geplaatst**: 03-09-20 15:22

Geplaatst: 03-09-20 15:22

Veranderen is inderdaad niet makkelijk!

Ik heb ook de kans benut om vanuit mijn werkgever gebruik te maken van de kennis van een loopbaancoach. Niet om van werk te wisselen, maar om meer uit mijn werk en mezelf te halen. Ik ben nu met verlof, maar ik pak het in januari weer verder op. Echt heel waardevol en zo ziet mijn werkgever het ook; een investering in mijzelf en in de organisatie. Je kunt altijd bijleren en ik heb daar veel uitgehaald in hoe je anderen moet benaderen om zelf niet te ondergesneeuwd te raken.

**Geplaatst**: 05-09-20 13:08

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst: 05-09-20 13:08

Ik heb niet alles gelezen, dus sorry als ik in herhaling val.

Zoals ik je verhaal lees gaat dit om grenzen en om verwachtingen. Tot hiertoe ging je snel in op wat anderen per mail stuurden. Hierdoor creëer je de verwachting bij je collega's en externe partners dat je onmiddellijk reageert, alles laat vallen om de mail te beantwoorden.
Je kan je gedrag veranderen door inderdaad maar 1 of 2x per dag met je mails bezig te zijn. In het begin zal dat lastig zijn want anderen zullen de oude verwachtingen nog hebben, maar als je doorzet, zullen ze hun verwachtingen normaal gezien ook wel bijstellen.
Verder is natuurlijk de vraag in welke mate jij verantwoordelijk bent voor de taken die je collega's naar je toeschuiven.

Sommige mensen maken ook een blad met een to do lijst, opgedeeld in 4 stukken: belangrijk en erg dringend, belangrijk maar niet dringend, niet zo belangrijk en niet dringend en niet zo belangrijk maar wel dringend. Op basis van die indeling kan je gaan beslissen wat de volgorde van je to do's is. Vaak wordt gezegd dat heel korte taakjes niet opgeschreven dienen te worden op een to do lijst, maar je deze best onmiddellijk doet.

**Geplaatst**: 05-09-20 13:25

Geplaatst: 05-09-20 13:25

Zo herkenbaar dit. Ik ben denk ik zo’n sales collega die halve projecten over de schutting gooit.
Ik heb geen tips voor je maar lees wel een hoop waar ik niks aan heb. Op vaste tijden je mail checken? Hoe dan als je elke dag op andere tijden meetings hebt. Meetings zijn vaak ook met externe partijen dus gewoon mijn agenda blokkeren is geen optie.

**Geplaatst**: 05-09-20 18:04

Re: Hectische baan; time management

Geplaatst: 05-09-20 18:04

Je moet niet persé je mail op vaste tijdstippen lezen. Waar het vooral om gaat is dat je niet continu je mail leest en beantwoordt. Als het niet lukt om dat op een vast tijdstip te doen, kan je evenzeer vooropstellen dat je hem maar 1 of twee keer per dag leest en beantwoordt al dan niet binnen een bepaald tijdsblok (bv vlak voor je begint met de rest van je werk, als laatste taakje van de dag, in de voormiddag of de namiddag...).