Organisatoren
- Zorg ervoor dat je OP duidelijk is en alle informatie bevat.
Wil jij graag een sprookjesmeeting, met witte paarden en lange manen, of zie je liever alleen maar de typische westernpaarden met ruiter in volledig cowboy/girl kleding? Vermeld dit dan in je OP, geef PRECIES aan wat je zoekt, maak gebruik van een moodboard of voorbeeldfoto's van hoe jij het wil zien op de meeting. Dit voorkomt dat modellen zich aanmelden die niet passen in het concept. Het voorkomt irritatie bij jou als organisator en het voorkomt irritatie bij de fotografen en modellen als blijkt dat de meeting toch niet wordt wat de bedoeling was. Vergeet ook je TAG niet in de openingspost: [FM] Nieuwe regels omtrent titels op FM
- Neem bij voorkeur ook een link naar dit topic op in je openingspost.
Zo is er wat regels en richtlijnen betreft duidelijkheid voor alle deelnemers aan de FotoMeeting.
- Bedenk van te voren wat je wil qua locatie: kies je die zelf of laat je de fotografen en/of modellen kiezen?
Een locatie is misschien wel het belangrijkste. Afhankelijk daarvan kunnen fotografen en modellen zelf beslissen of ze kort of lang moeten reizen en of ze dit ook willen. Wil je met de groep deelnemers een locatie kiezen dan is het aan te raden om al een voorselectie te maken en de keuze te geven uit 2-3 locaties die redelijk bij elkaar liggen. Het maakt nogal verschil of je in Brabant wilt fotograferen of in Friesland. Door dit van tevoren vast te stellen voorkom je een hoop teleurstellingen.
- Bedenk van tevoren hoe je de fotografen wilt selecteren: gaat dit op basis van aanmelding of op basis van loting/selectie op niveau?
Als je zelf de fotografen uitkiest bedenk dan waarop je ze wilt selecteren. Ga je voor naamsbekendheid van de fotografen, of wil je een groep die alle niveaus bevat, of... Vermeld dit in je OP. We adviseren je om je hier ook aan te houden. Natuurlijk zul je altijd fotografen moeten teleurstellen, maar als je dit kan uitleggen aan de hand van je OP dan heb je minder snel kans op irritaties.
- Bedenk van te voren hoe je de modellen wil selecteren: gaat dit op basis van aanmelding of kies je ze zelf of laat je de fotografen de modellen selecteren?
Dit is een belangrijk punt en ook een punt dat vaak voor veel irritatie zorgt in topics. Op basis van aanmelding geeft weinig mogelijkheden tot teleurstellingen, immers wie het eerst komt die het eerst maalt. Kies je zelf de modellen, vermeld dit dan ook duidelijk in je OP. Als je de fotografen laat kiezen kan dit op verschillende manieren. Laat ze een top 6 maken als er 6 modellen mee mogen, of laat ze de modellen punten geven zodat de 6 modellen met de meeste punten mee mogen naar de meeting en de reservemodellen ook op volgorde van punten aan de beurt komen. In het voorbeeld onderaan het bericht kan je hier meer over lezen.
- Bedenk van tevoren hoeveel fotografen je mee wil nemen. Meestal zijn dit er tussen de 6 en 10, maar wanneer je in groepjes werkt kan dit eventueel meer worden. Maar houd er rekening mee dat rij- en losgooifoto’s dan vaak hetzelfde ogen bij de verschillende fotografen.
Het aantal fotografen dat mee gaat is natuurlijk aan jou als organisatie, maar er zijn wel wat punten waar je rekening mee moet houden. Hoe meer fotografen hoe meer verschillende meningen en ook hoe groter de groep wordt. Daarmee loop je kans om het overzicht te verliezen tijdens de voorbereidingen, maar ook op de dag zelf. Met 4 fotografen bij 1 paard staan werkt niet altijd even prettig, om maar een voorbeeld te noemen.
- Bedenk van te voren hoeveel modellen je mee wilt nemen. 8-10 modellen is zeker wel het maximum over het algemeen, omdat de fotografen niet alleen de foto’s maken maar naderhand ook moeten uitzoeken, bewerken, etc
Daar waar de modellen veel werk hebben vóór de meeting, hebben de fotografen meer werk ná de meeting. Omdat de meeste fotografen dit als hobby doen en ook andere privé-verplichtingen hebben is het niet altijd handig om veel modellen te hebben. Het is natuurlijk aan de fotograaf om te bepalen of hij of zij zich opgeeft, maar als je van 6 modellen uitgaat en er blijken er 10 te komen dan kan dat vervelend overkomen. Vermeld dus in je OP hoeveel modellen er uiteindelijk meegaan en houd je daar ook aan.
- Bedenk van tevoren of je wilt werken met een reservelijst voor de fotografen en modellen of niet
Vaak melden zich meer fotografen en modellen aan dan je nodig hebt en sommigen worden dan niet gekozen. Je kunter dan voor kiezen om te werken met een reservelijst. Valt er een fotograaf of model uit, dan kan je dit gat opvullen met de fotograaf of het model wat bovenaan de reservelijst staat. Vermeld duidelijk in je OP of je gaat werken met een reservelijst en hoe. Houd je daar dan ook aan, want als je een reservelijst hebt en je bij afmeldingen de fotomeeting toch afgelast in plaats van gebruik te maken van de reservelijst is dat natuurlijk niet eerlijk en zorgt dat voor irritaties.
- Spreek van tevoren duidelijk af hoe en wat er beslist wordt rondom slecht weer.
Je kan ervoor kiezen om zelf de eindbeslissing te maken, of het juist in overleg te doen met de deelnemers. De keuze is aan jou, maar om teleurstellingen te voorkomen adviseren wij om zelf de eindbeslissing in handen te houden. Niet iedereen is altijd online en het langs elkaar heen praten in een topic kan ervoor zorgen dat je uiteindelijk nog geen beslissing kan maken met elkaar.
- Spreek van tevoren duidelijk af in je OP wat de bedoeling is met betrekking tot nabestellen bij fotografen door de modellen. (gratis / eigen tarief van de fotograaf / etc)
Er is niets zo vervelend als blijkt dat er gratis foto's worden weggegeven terwijl andere fotografen er geld voor vragen. Een ongeschreven regel is een vooraf bepaald aantal foto's die per model worden geleverd in webformaat, voorzien van logo. Of andere foto's gratis of betaald moeten worden kun je zelf bepalen, maar het is wel handig om dit voor alle fotografen op één lijn te leggen. Het tarief van elke fotograaf kan anders zijn, maar je kunt wel afspreken dat er geen gratis foto's worden weggegeven.
- Zorg voor een duidelijk afspreekpunt tijdens de meeting zelf. Er is niets zo vervelend als fotografen of modellen die heel ergens anders staan te wachten (zo is de Veluwe bijvoorbeeld een erg groot terrein )
Dit is belangrijk, want een duidelijk afspreekpunt voorkomt lang wachten op fotografen en modellen die de plek niet kunnen vinden, het uitlopen van de planning en daardoor in de knoei komen met bijvoorbeeld de middagploeg. Daarnaast staat het wel zo netjes naar alle deelnemers als je een duidelijke plek afspreekt: het voorkomt irritatie voordat de meeting begonnen is.
- Wees zelf altijd aanwezig tijdens je eigen georganiseerde fotomeetings
Natuurlijk kun je altijd ziek worden vlak voor de meeting, maar dat zijn uitzonderingen. Het advies is dan wel om voor vervanging te zorgen die de hele planning voor de dag weet.
- Wees alert op wie je uitnodigt om mee te doen/naar de FM te komen. Meer hierover is terug te lezen in dit topic: Hanmar @ [FM] Wees alert op wie deelneemt aan je meeting
We willen jullie op het hart drukken om goed op te letten wie je meeneemt. Zeker als het gaat om bokkers die je niet kent of mensen buiten bokt die je niet kent. Verwachtingen willen wel eens anders liggen wat voor nare ervaringen kan zorgen op de meeting zelf.