Je moet je op het moment dat dit omgeroepen wordt je melden met paard en paspoort bij het secretariaat in de stamboekwagen. Daar vindt dan de stamboekkeuring plaats waarbij je paard gemeten wordt, het gebit wordt bekeken en het signalement wordt opgenomen. Wordt het paard stamboekwaardig bevonden dan ga je de ring in voor de exterieurkeuring. Je paspoort wordt ingenomen om de wijzigingen te kunnen aanbrengen en in de plaats daarvan krijg je een tijdelijk vervoersdocument mee zodat je je paard zonder problemen weer mee kunt nemen naar huis. Het paspoort krijg je dan op een later tijdstip weer thuisgestuurd. Wil je dat dit aangetekend gebeurd dan moet je daarvoor zelf de kosten betalen (naast de kosten voor de opname zelf).