Update situatie KNHS & voorstel begroting 2004

Moderators: MirandaD, Warboel, Essie73

Antwoord op onderwerpPlaats een reactie
 
 
Mickey

Berichten: 34607
Geregistreerd: 25-02-01
Woonplaats: Daar waar mijn huis woont

Update situatie KNHS & voorstel begroting 2004

Link naar dit bericht Geplaatst door de TopicStarter: 24-11-03 18:29 Tip de Nieuwsredactie

De informatie die hieronder volgt, betreft een voorstel van het Federatiebestuur gaat dat op 27 november 2003 met de Ledenraad en het Wedstrijdplatform wordt besproken.

Inleiding
In het Wedstrijdplatform van 6 november 2003 is gesproken over de voorstellen van het Federatiebestuur voor de begroting en de tarieven 2004. Tevens zijn er naar aanleiding van zowel onze brief van 29 september 2003 over de financiële situatie van de KNHS, als naar aanleiding van het publiceren van onze voorstellen op de website brieven binnen gekomen van individuele leden, verenigingen en kringen, waarin meestal enerzijds bezorgdheid wordt geuit over de ontstane situatie, en anderzijds suggesties worden gedaan voor een oplossing.

In deze notitie wordt in het licht van zowel het overleg met het Wedstrijdplatform als de ingekomen reacties achtereenvolgens nog eens ingegaan op:

de financiële situatie van de KNHS;
de inmiddels door het Federatiebestuur genomen maatregelen;
de begroting voor de afzonderlijke onderdelen: topsport, wedstrijdsport en recreatie
de suggesties van het Wedstrijdplatform;
de ruimte die er naar het oordeel van het Federatiebestuur is.
De financiële situatie 2003

In het kort komt de situatie op het volgende neer. De KNHS zal in 2003 naar verwachting uitkomen op een tekort van ongeveer € 0,5 mln door vooral een mindere stijging van de inkomsten dan eerder geraamd, gecombineerd met hogere kosten. Aan het tekort liggen ook dieperliggende oorzaken ten grondslag. Eén belangrijke daarvan is een stijging van de kosten als gevolg van afspraken die tijdens de fusie zijn gemaakt, waardoor het totale kostenniveau na de fusie ruim € 0,7 mln hoger ligt dan voor de fusie. Een andere is het achterblijven van de tarieven bij de kostenontwikkeling.

De verwachting is, dat het tekort de komende jaren bij ongewijzigd beleid zal oplopen tot ruim meer dan € 1,5 mln door naar alle waarschijnlijkheid wegvallende subsidies (meer dan € 0,5 mln), stijgende kosten (4%, ofwel € 0,4 mln in 2004) en de kosten die noodzakelijk zijn voor de kwaliteitsslag in mensen en systemen. De noodzaak voor dat laatste is voor een deel veroorzaakt door “achterstallig onderhoud” waarmee de drie fuserende werkorganisaties overgegaan zijn naar de KNHS.

Maatregelen

Om tot een sluitende begroting 2004 te komen zijn, gezien de omvang van de financiële problematiek, harde maatregelen nodig. Het gaat dan om zowel kostenbesparingen als inkomstenverhogingen. Aan de kostenkant zijn door het Federatiebestuur inmiddels de volgende acties ingezet:

- Het verkleinen van de werkorganisatie met 10-12 fte; ofwel ruim 15% van de werkorganisatie exclusief accommodaties. Deze inkrimping zal leiden tot een besparing van bijna € 160.000 in 2004, oplopend tot € 450.000 in 2005/2006.

Om het effect van de inkrimping te vergroten zal ook de structuur van de werkorganisatie aangepast worden. Kenmerken zijn onder meer:
een éénhoofdige directie;
een klein managementteam (vermindering van het aantal managers);
het aanstellen van een controller;
het afslanken van afdelingen en het aanpassen van de stafafdelingen aan de kleinere organisatie;
één afdeling productie, met daarin de belangrijkste basisdienstverlening (ledenadministratie, uitgifte van paspoorten, startbescheiden en de verwerking van wedstrijduitslagen) om het geconstateerde seizoenpatroon beter en efficiënter op te kunnen vangen;
flexibilisering van de medewerkerscapaciteit door meer te werken met oproepkrachten.
Totaal leidt dit tot een besparing van 8 fte’s in 2004, structureel een besparing van
€ 320.000, waarvan echter slechts de helft in de begroting kan worden opgenomen als besparing 2004, aangezien er nog overleg moet plaatshebben met OR en bonden en de meeste managers en medewerkers een vast contract hebben.

Bij de te realiseren besparing op personeel staat de mogelijkheid open om de kosten die te maken hebben met afvloeiing eventueel door een voorziening op de begroting 2003 te nemen.

- In aanvulling op de verkleining van de werkorganisatie is de wens om over twee accommodaties te beschikken herbezien. Het voorstel van het Federatiebestuur is om de werkorganisatie te concentreren op één locatie in Ermelo, waardoor efficiencyvoordelen kunnen worden bereikt: een besparing na 2004 van € 50.000 per jaar.

Voorts is besloten de accommodaties in Wanroij en Ermelo als intern verzelfstandigde eenheid in de werkorganisatie te positioneren, waardoor het exploitatieresultaat inzichtelijk wordt, en taakstellend beheersbaar gehouden kan worden.

Daartoe zijn de volgende keuzen gemaakt. De sportlocatie Ermelo te ontwikkelen tot het gezicht van de Nederlandse paardenhouderij, waardoor het centrum Ermelo met een actueel geraamd tekort 2004 van tussen de € 25.000 - € 50.000 kostendekkend kan worden. In Wanroij, met een actueel tekort van ca € 95.000, nog twee jaar de mogelijkheid te onderzoeken of de locatie met een partner kostendekkend of tegen een aanvaardbaar tekort geëxploiteerd kan worden, waarbij de beschikbaarheid voor de sport gehandhaafd blijft. Zou dat toch niet haalbaar blijken, dan komt verkoop aan de orde. Overigens zij hiermee opgemerkt dat het actuele geraamde tekort 2004 in Wanroij (rekening houdend met de extra activiteiten 2004) overeenkomt met het tekort van de accommodatie van vóór de fusie. Dit tekort wordt gerealiseerd ondanks een redelijke bezetting. Verbetering van de bezetting zal het tekort daarom niet aanmerkelijk en in voldoende mate kunnen terugdringen, mede als gevolg van het feit dat slechts weinigen in de regio bereid blijken de overigens lage tarieven voor het gebruik te betalen. De slechtere financiële omstandigheden nopen de KNHS kritischer naar dit soort tekorten te kijken dan voor de fusie werd verwacht.

-Ten aanzien van opleidingen is besloten het tekort op opleidingen te verkleinen door mogelijkheden voor uitbesteden van de instructeursopleidingen te onderzoeken zodra de competentieprofielen zijn vastgesteld, onder de strikte voorwaarde dat de kwaliteit gehandhaafd kan blijven. De tekorten bij scholing en bijscholing te verminderen door grotere betrokkenheid van de regio’s bij de organisatie van de opleidingen. Waarschijnlijk kan dan ook de capaciteit worden vergroot.

- Het schrappen van de centrale WA-verzekering voor verenigingen. De huidige aanbieder wil de huidige verzekering met secundaire dekking, tegen een premie van € 30.000 niet doorzetten, maar omzetten in een verzekering met primaire dekking tegen een premie van ruim € 100.000. Het Federatiebestuur heeft het voornemen deze centrale verzekering voor verenigingen te stoppen en over te laten aan de verenigingen zelf. Een redelijke ingangsdatum daarvoor lijkt 1-4-2004. Veel verenigingen geven de KNHS thans aan zelf al goed verzekerd te zijn. De besparing van het stopzetten van de verzekering bedraagt voor de KNHS in 2004 € 30.000 ten opzichte van 2003. Vrijwilligers die ten behoeve van de KNHS activiteiten verrichten zullen overigens door de KNHS verzekerd blijven.

- Het bevriezen van de afdrachten aan de regio’s tot € 4,50 per lid; een besparing van
€ 20.000 in 2004.

- Verder heeft het Federatiebestuur inmiddels besloten de ledenkaart met ingang van 2004 niet voort te zetten. Om tot een rendabele kaart te komen zouden de komende jaren nog forse investeringen noodzakelijk zijn, waarvoor naar het oordeel van het Federatiebestuur thans de middelen ontbreken. Het stopzetten betekent een besparing van € 50.000 in 2004.

Verder wordt de groei van toekomstige uitgaven beperkt door de volgende maatregelen:

- Beperken van de inzet Federatievertegenwoordigers tot grotere wedstrijden; kosten niet € 187.000, maar € 60.000.

- Het bezuinigen op topsport nu de subsidies teruglopen. Hierbij zij overigens aangetekend dat het tekort op topsport ongeveer het tekort is dat de KNHS ook als eigen bijdrage moet inzetten om het overigens nog steeds forse subsidiebedrag te kunnen verkrijgen. Voorts moet bedacht worden, dat in de topsportactiviteiten ook de activiteiten van het Talentenplan zijn opgenomen die een bredere werking hebben dan de top. Tenslotte zijn de kosten van de uitzending naar Athene voor het grootste deel voor rekening van NOC*NSF.

- Het schrappen van de vergoeding voor aanpassing van verenigingsstatuten, verlenging van de termijn waarbinnen aanpassing moet plaatsvinden, en het aanbieden van modellen en van een handleiding.

- Het verminderen van de kosten van tuchtrechtspraak. De KNHS heeft een duur systeem. In 2004 zullen voorstellen gedaan worden om dit te wijzigen.

- Besparen op portikosten door het meer combineren van mailings en vaker gebruik van de e-mail. De e-mail adressen van verenigingen worden inmiddels verzameld.

Tenslotte zal in 2004 een begin gemaakt worden met de noodzakelijke verbetering van de ICT-systemen door per 1 januari 2004 over te gaan naar Exact als financieel pakket om de bedrijfsvoering beter te kunnen ondersteunen. Verder is de volgende lijn uitgezet ten aanzien van de vernieuwing van de overige systemen. In 2004 overeenstemming krijgen binnen de gehele KNHS over dienstverleningsniveaus aan verenigingen en leden en de inrichting van de diverse disciplines, zodat eind 2004 een functioneel ontwerp gereed kan zijn voor een nieuw systeem. Het jaar 2005 kan dan in het teken staan van pakketselectie, aanpassing en implementatie. Vanaf 2006 kan de KNHS dan beschikken over nieuwe systemen en als gevolg daarvan ook verdere efficiencyvoordelen realiseren. Overigens wordt doorgewerkt aan het CPV (een hulpmiddel waarmee wedstrijduitslagen elektronisch aan de KNHS zouden kunnen worden aangeboden). Er zijn duidelijke vorderingen te melden, maar er is nog geen zicht wanneer precies het moment is om het systeem te introduceren.

Uit het bovenstaande kan dus geconcludeerd worden, dat inmiddels forse maatregelen door het Federatiebestuur zijn genomen. Veel van de suggesties die door de leden zijn gedaan, zijn terug te vinden in bovenstaand pakket.

Helaas zijn de financiële effecten van al deze maatregelen in 2004 nog beperkt tot € 260.000. In 2005 en 2006 zullen ze oplopen met nog eens € 290.000 (verkleining werkorganisatie), en ruim € 100.000 voor de vermindering tekorten accommodatie en tenminste € 30.000 aan vermindering van de kosten aan opleidingen. De totale bezuiniging komt daarmee op een bedrag van meer dan € 0,7 mln. Verdere reductie zou op dit moment alleen gerealiseerd kunnen worden als verder in de dienstverlening aan de leden gesneden wordt. In het jaar 2004 zijn immers ook nog middelen nodig voor de reorganisatie en de kwaliteitsslag, die de organisatie na de fusie nog moet maken.

De conclusie kan getrokken worden, dat het jaar 2004 voor de KNHS nog eens een moeilijk jaar is. De organisatie heeft te maken met de effecten van de fusie, slechte economische omstandigheden, het wegvallen van overheidsubsidies, en tarieven, die de afgelopen jaren wel gestegen zijn, maar zijn achtergebleven bij de kostenontwikkeling.

De begroting van de afzonderlijke onderdelen: topsport, wedstrijdsport en recreatiesport

Om te komen tot deze afzonderlijke begrotingen is de overhead volgens een aantal globale en praktische uitgangspunten verdeeld:

Communicatie, marketing en sponsoring: kosten van paard en sport toegerekend aan de wedstrijdsport. De overige kosten verdeeld op basis van een inschatting van bestede tijd. Dat laatste is ook gebeurd voor Bedrijfsvoering en Ondersteuning, Bestuur en directie.

Personeelszaken is toegerekend op basis van het aantal fte’s. Opleidingen, Ledenadministratie en Accommodaties zijn toegerekend aan de wedstrijdsport.

De incidentele kosten voor reorganisatie zijn niet toegerekend.

Uit de begrotingen blijkt dat wedstrijdsport en recreatie een klein positief saldo hebben, en topsport een gering negatief saldo. Zoals ook in onze brief van 30 oktober 2003 is verwoord acht het Federatiebestuur een klein negatief saldo voor de topsport aanvaardbaar gezien de uitstraling voor de gehele paardensector.

Suggesties Wedstrijdplatform

In haar brief van 30 oktober aan Wedstrijdplatform en Ledenraad heeft het Federatiebestuur gemeend, gezien de financiële problematiek en na de afweging van diverse alternatieven, het voorstel te moeten doen voor: een verhoging van de contributie naar € 15, het verhogen en harmoniseren van de tarieven tot een gemiddeld stijgingspercentage van 15%, en het verhogen van de verlenging van een ruiter- of koetsierbewijs naar € 30 voor twee jaar. Met als doel voor 2004 een sluitende begroting in te dienen.

Dit voorstel van het Federatiebestuur is uitgebreid besproken in het Wedstrijdplatform van 6 november. Het Wedstrijdplatform was ten zeerste bereid mee te denken met het Federatiebestuur over de wijze waarop de KNHS de financiële problemen het best het hoofd zou kunnen bieden. Het Wedstrijdplatform heeft het Federatiebestuur daarbij gevraagd aandacht te hebben voor de transparantie bij het vaststellen van de contributie, het zoveel mogelijke gelijk verdelen van de lasten over de verschillende groeperingen binnen de KNHS en het meer inzichtelijk maken van de dienstverlening voorde verschillende groeperingen. Ook heeft het Wedstrijdplatform aandacht gevraagd voor de positie van de niet rijdende leden in verenigingen. Tenslotte heeft het Wedstrijdplatform het Federatiebestuur meer specifiek gevraagd de volgende optie in overweging te nemen; een contributie van € 10 voor alle leden, een tariefstijging van 4% en een verdeling van een resterend tekort over alle leden in een eenmalige bijdrage.

Aangepast voorstel van het Federatiebestuur

Het Federatiebestuur heeft deze suggestie van het wedstrijdplatform naast andere suggesties die de afgelopen weken zijn ontvangen uitgebreid gewogen, waarbij uitgangspunt was het kunnen indienen van een sluitende begroting 2004. In 2003 zal immers aanzienlijk getrokken worden op het Eigen Vermogen door het geraamde tekort en een mogelijke voorziening voor de afvloeiing van personeel. Er is actie ondernomen om wellicht nog een deel van de subsidie voor bureauactiviteiten in 2004 te ontvangen, maar het is zeer onzeker wat het effect zal zijn. In die situatie, en gezien de verwachtingen voor 2003, is een sluitende begroting voor 2004 absoluut noodzakelijk.

Basiscontributie

Bij het vaststellen van de basiscontributie heeft het Federatiebestuur de suggesties van het Wedstrijdplatform voor transparantie, het zoveel mogelijk delen van de lasten en inzichtelijk maken van de dienstverlening meegenomen. In dat licht stelt het Federatiebestuur het voor de basiscontributie te stellen op € 8 per lid. Voor deze € 8 krijgt elk lid:

- de belangenbehartiging en het in stand houden van de infrastructuur van de KNHS voor elke sector;

- het vervullen van de rol van vertegenwoordiger van de hippische sport voor overheden (landelijk, provinciaal en gemeentelijk), subsidieverstrekkers als VWS, LNV, en NOC*NSF, andere hippische organisaties en consumentenorganisaties als bijvoorbeeld de ANWB;

- het verstrekken van informatie in de meest ruime zin aan leden en extern geïnteresseerden;

- het onderhouden van een centraal ledenbestand.

Naast de € 8 betaalt elk lid van een ruitervereniging € 4,50 voor de afdracht aan de regio. De totale contributie komt daarmee voor hen op € 12,50.

Een ruiter- en koetsierbewijshouder betaalt in de prijs van de verlenging € 8 basiscontributie per jaar, € 4,50 aan verzekering en SRR-nieuws, en € 2,00 voor projecten en aanvullende dienstverlening. Een verlenging komt daarmee op € 15 per jaar.

Het is de bedoeling, dat de FNRS-leden ook € 8 aan basiscontributie gaan betalen. Op dit moment wordt nog onderhandeld over de precieze voorwaarden en dienstverlening.

Basis

contributie
Regio afdracht
Verzekering en SRR-nieuws
Subtotaal
Projecten en overige diensten
Totaal

Verenigingen
€ 8,00
€ 4,50

€ 12,50

€ 12,50

Recreatielid
€ 8,00

€ 4,50
€ 12,50
€ 2,50
€ 15,00

In dit voorstel zou het logisch zijn als de leden in de toekomst ook maar één keer deze basiscontributie gaan betalen. Helaas staat het automatiseringssysteem dit thans niet toe. Het Federatiebestuur stelt wel voor vanaf 2006, bij de realisering van het nieuwe systeem, deze beleidslijn in te voeren. Het moet dan ook mogelijk zijn om de levering van diverse diensten rechtstreeks naar leden af te handelen; zij het dat daar dan waarschijnlijk wel een opslag voor betaald zal moeten worden.

Als gevolg van bovenstaand voorstel om de contributie voor verenigingsleden niet op € 15, maar op € 12, 50 te stellen, hetgeen tevens als een handreiking naar de niet-rijdende verenigingsleden moet worden gezien, ontstaat een tekort in de begroting van ruim € 150.000. Het Federatiebestuur heeft gemeend dit tekort als volgt te moeten dekken: ruim € 50.000 nog in te boeken bezuiniging ledenkaart, € 50.000 vermindering van de structurele kosten voor advies en inhuur, en € 50.000 vermindering van de post onvoorzien, zodat weer een sluitende begroting ontstaat.

Tarieven

Het voorstel van het Federatiebestuur is de tarieven voor 2004 te harmoniseren en te verhogen zodat een gemiddelde opbrengststijging van 15% kan worden bereikt. Gezien de problemen is dit niveau voor 2004 noodzakelijk. Het voorstel van het Wedstrijdplatform om de tarieven slechts trendmatig te verhogen is helaas niet mogelijk. Er ontstaat dan een tekort van ruim € 350.000. Het Federatiebestuur ziet geen mogelijkheden meer dit tekort dan te dekken, zonder de basisdienstverlening te raken.

Eénmalige bijdrage

Het Wedstrijdplatform heeft de suggestie gedaan eventuele tekorten te dekken door een éénmalige bijdrage over alle leden. Dat stuit op een technisch probleem, aangezien in enig jaar slechts de helft van het aantal ruiter- en koetsierbewijzen verlengd wordt. Alleen aan degene die moeten verlengen kan een éénmalige verhoging in rekening gebracht worden. Het uitsturen van een factuur naar de andere helft kost waarschijnlijk meer dan het oplevert. Wachten met de facturering aan de andere helft tot 2005 betekent dat het tekort 2004 niet volledig gedekt wordt.

Voorts is het Federatiebestuur van oordeel dat een eenmalige bijdrage zich lastig verhoudt tot de toch ook structurele problemen waar de KNHS zich voor ziet gesteld.

In het aangepaste voorstel van het Federatiebestuur is getracht te komen tot een evenwichtige bepaling van de contributie en prijzen voor aanvullende diensten tussen leden van verenigingen en recreatieleden. Een verdere verhoging van het tarief voor een verlenging acht het Federatiebestuur niet verstandig. De recreatiesector als totaal heeft thans een positief saldo, en versterkt daarbij de KNHS. Het is voor de KNHS als totaal belangrijk de groep recreatieve ruiters aan zich te binden. Bovendien zit in deze groep aanzienlijke potentie voor ledengroei zoals eerder is geconstateerd.

Eventuele keuzemogelijkheden

Bij het opstellen van de begroting heeft het Federatiebestuur vele opties bekeken. Opties die voor een deel ook aangedragen zijn door de leden. Het Bestuur heeft gemeend de verstandigste keuzen gemaakt te hebben. Opties die nog overwogen zouden kunnen worden zijn:

Het niet meer ondersteunen van de disciplinecommissies; in het afgelopen jaar is de inzet verminderd van 4 naar 2,5 fte. Voor 2004 wordt 2 fte voorzien. Verdere reductie levert € 40.000 per fte op waarvan de helft als inkomsten 2004 ingeboekt zou kunnen worden. Verder schrappen zal het werk van de commissies echter aanzienlijk bemoeilijken, zeker in een jaar waarin met het oog op de automatisering overeenstemming verkregen moet worden over de lange termijn inrichting van de sport.

Uitbesteden van de organisatie van de Hippiade aan een regio; door regionale sponsoring en inzet van veel vrijwilligers zouden de kosten wellicht worden gedrukt met € 15.000. Risico zal zijn een terrein te vinden met voldoende kwalitatief goede bodems.

Verlaging van het normbedrag voor declaraties van € 0,28 naar € 0,18 per km; mogelijke besparing € 70.000. Belangrijk nadeel van deze optie is dat het de vrijwilligers raakt.

Verlaging van de afdracht aan de regio onder beperking van taken: een vermindering met € 1 levert een besparing op van € 70.000. Nadeel is dat het werk aan de basis wordt bemoeilijkt.

Overigens realiseren wij ons dat het percentage van 15% waarmee de tarieven verhoogd worden hoog is. Anderzijds blijven de prijzen van de bescheiden waar het in de wedstrijdsport vooral om gaat: startkaart paard € 36,25, pony € 22,50, en startcoupon per rubriek € 0,94, relatief laag in relatie met de kosten die verbonden zijn aan het beoefenen van de wedstrijdsport.

Uiterste datum opzeggingen

In diverse reacties is gevraagd de uiterste datum van opzeggingen later te leggen dan 1 december 2003. Daarbij worden data in december genoemd. De Federatiebestuur acht deze optie niet verstandig aangezien het verzenden van facturen en het aanmaken van startbescheiden een lange doorloop­tijd heeft. Het verleggen van de datum naar een moment in december zou betekenen dat er vertraging in de aanmaak ontstaat. Startbescheiden kunnen dan pas in de loop van januari/februari aangeleverd worden, hetgeen zal leiden tot veel telefonisch verkeer. Dat op zich is al weer een reden tot vertraging.

Een ieder is door de open communicatie op de hoogte van de richting van de voorstellen en kan op basis daarvan een besluit nemen voor 1 december. Mocht er toch behoefte zijn de datum van opzeggingen te verleggen, dan zou dat alleen overwogen kunnen worden voor leden die geen startkaart hebben en die ook geen Paard & Sport ontvangen. Besproken zou kunnen worden dat als zij voor 1 maart 2004 opzeggen hun contributie gerestitueerd wordt. Aan die optie is uiteraard wel werk verbonden van de verenigingssecretariaten en de KNHS (de laatste voor mutatie en creditering).

Tenslotte

De KNHS is in 2004 tot onze spijt gedwongen tot het nemen van harde maatregelen. Het kiezen tussen de opties is ons aller verantwoordelijkheid. Immers, de besluiten in en rond de fusie zijn in gezamenlijkheid genomen. Velen hebben zich ook toen gerealiseerd, dat er op termijn keuzen gemaakt zouden moeten worden. Het economische tij, het wegvallen van de subsidies en het minder snel verlopen van het integratie­proces dan ingeschat heeft die termijn helaas verkort.

Wij zijn dankbaar dat velen van de leden, bestuurders van verenigingen, kringen en regio’s, de financiële commissie, en u, als leden van Ledenraad en Wedstrijdplatform, de afgelopen weken de moeite hebben genomen hun zorgen en suggesties bij ons neer te leggen. Wij hebben getracht zo goed mogelijk te luisteren. Wij hebben ook getracht zo goed mogelijk uit te leggen waar wij voor staan. Helaas zijn wij, als KNHS, beperkt in onze financiële armslag. Wij hopen dat u nu met ons door de zure appel heen wilt bijten en steun wilt geven aan de ingeslagen richting. Thans doorzetten legt de basis voor een gezonde toekomst waarin de doelstellingen van de fusie ook écht gerealiseerd kunnen gaan worden.

Bron: KNHS


Antwoord op onderwerpPlaats een reactie

Wie is er online

Gebruikers op dit forum: Geen geregistreerde gebruikers en 3 bezoekers